[EDS]Responsable de la scolarité

PILOTER LA SCOLARITÉ :
• Coordonner et superviser la scolarité des 15 parcours en lien avec les équipes pédagogiques et administratives et les autres départements de Masters de l'EDS : campagnes d'inscription, plannings de cours, préparation des examens, saisie des notes et résultats, relevés de notes et diplômes...
• Gérer l'organisation des sessions d'examens (ouvertures/ émargements et fermetures des différentes épreuves, coordination de l'équipe...)
• Coordonner les informations transmises aux étudiants et mettre à jour les informations disponibles sur l'Intranet
• Coordonner la gestion et le suivi des conventions de stages
• Garantir la légalité des actes, des décisions et des procédures mises en œuvre (contrôle des connaissances, examens...)
• Participer, en lien avec la Responsable administrative du département, à la gestion des dossiers sensibles et des situations de litige en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires.
MANAGER UNE ÉQUIPE :
• Encadrer, animer, coordonner, organiser et informer l'équipe administrative
• Garantir l'adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoins
• Accompagner les agents dans leur carrière (évaluations, entretiens professionnels, mise à jour des fiches de poste, conseils...)
• Assurer le recrutement des agents vacataires si besoin
GÉRER LES CAMPAGNES DE CANDIDATURES :
• Gérer les campagnes de recrutement de l'ensemble des M1 du département (MonMaster, Etudes en France) en appui à la Responsable Administrative en lien avec les responsables de parcours et les services centraux
• Recueillir l'ensemble des informations nécessaires aux paramétrages des campagnes sur les différentes plateformes
• Mettre à jour les fiches de présentation des parcours M1
• Préparer les supports d'aide à la décision
• Coordonner la publication des résultats
• Participer, en lien avec la Direction et la Responsable administrative du département, à la gestion des recours
CONTRIBUER A LA VIE INSTITUTIONNELLE :
• Apporter son appui dans l'organisation des réunions du Département en lien avec la Responsable administrative du département
• Participer à la visibilité du Département et assurer la diffusion des informations (affichages, site internet, mails d'information...)
• Contribuer à l'organisation des manifestations destinées au public extérieur (salon des masters...)
• Assister et conseiller sa hiérarchie et représenter, à sa demande, la responsable administrative auprès de ses interlocuteurs habituels sur les Masters 1

Ce poste exige polyvalence et réactivité ainsi qu'une parfaite connaissance de son environnement professionnel.
Une certaine disponibilité est attendue notamment lors des périodes d'examens (surveillance) compte tenu du nombre important d'étudiants.
Ce poste requiert également des compétences en matière d'encadrement (2 personnels).
LES « SAVOIRS » :
• Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité,
• Connaître l'organisation, l'environnement réglementaire et institutionnel de l'université,
• Connaître son environnement professionnel notamment l'EDS,
• Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité.
LES « SAVOIR-FAIRE » :
• Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe,
• Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités,
• Savoir planifier les activités de l'entité en fonction des priorités,
• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante...
• Maitriser les techniques d'expression orales et écrites,
• Maitriser les logiciels de gestion,
• Maitriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE.
LES « SAVOIR-FAIRE » COMPORTEMENTAUX :
• Savoir être très organisé et méthodique,
• Savoir anticiper, être réactif et s'adapter,
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit,
• Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université),
• Savoir être disponible et à l'écoute.