Chargé(e) des assemblées (H/F)

LA VILLE DE PIERREFITTE-SUR-SEINE
30 000 habitants – commune surclassée 40 000 à 80 000 habitants
membre de l’Établissement Public Territorial Plaine Commune, dans un contexte de fort renouvellement urbain marqué

par le développement de ses infrastructures de transports (T5, T11, RER D, nouvelle gare), par l’accueil d’équipements structurants (Archives Nationales)

et par le développement de ses équipements publics lié à de nombreux projets d’aménagement et de rénovation urbaine recrute

Sous la responsabilité de la cheffe de service, le ou la chargé(e) des assemblées aura pour mission de suivre les dossiers de séance de l’assemblée délibérante et des bureaux municipaux.
L’agent devra également gérer les décisions prises par le Maire et être référent(e) archives du service des assemblées.

Activités principales :

En alternance avec la 2ème chargée des assemblées, gestion des bureaux municipaux :

· Gestion quotidienne et hebdomadaire des rapports inscrits à chaque séance sur le logiciel AIR DELIB
· Contrôle et fait valider l’ordre du jour par le DGS, le cabinet du Maire et le Maire
· S’assure que les notes de présentation et documents annexes ont bien été transmis par les services et les partenaires extérieurs
· Organise les présentations par les partenaires extérieurs
· Envoie les convocations aux élus
· Rédige, fait valider et transmet le relevé de décision
· Élabore les calendriers prévisionnels des conseils et bureaux municipaux
· Gère le calendrier de permanences des élus

En alternance avec les autres membres du service, gestion et suivi des séances du conseil municipal :

· Préparation des instances sur le logiciel AIR DELIB
· Gestion quotidienne et hebdomadaire des rapports inscrits à chaque séance
· Suit le contrôle de légalité interne, relecture et 1ères corrections des projets de délibérations
· S’assure que les conventions et les contrats ont bien été transmis par les services
· Préparation et envoi des convocations –
· Assure la gestion administrative des séances et le bon déroulement des instances délibératives
· Préparation des délibérations et états de présence après les séances

· Télétransmission à la Préfecture des actes pour contrôle de légalité

· Rédaction des comptes rendus de séances
· Archivage électronique des séances– publications diverses des rapports et délibérations : au Recueil
des Actes Administratifs.

Gestion des commandes de fournitures de bureau :

· Prend en charge sur le site Lyreco les commandes de fournitures de bureau des services
· Passe les commandes
· Suit et contrôle les livraisons
· Suit et contrôle le budget alloué pour l’achat de fournitures de bureau
· Assure la passation (rédaction du cahier des charges, rédaction des pièces financières, analyse des offres) et l’exécution du marché public pour l’achat de fournitures de bureau

En alternance avec la 2e chargée des assemblées, gestion des décisions prises par la Maire :

· Suit et contrôle les décisions sur le logiciel AIR DELIB
· Transmet pour signature les décisions et le cas échéant les contrats y afférent, après validation du contrôle de légalité interne
· Assure la relecture, la mise en page et la diffusion de la décision auprès du ou des services concernés
· Transmet les décisions en préfecture pour le contrôle de légalité
· Publie les décisions du maire dans le recueil

Intercommunalité :
· Affichages des documents et des certificats d’affichage pour les informations hors assemblées

En alternance avec les autres membres du service :

· Gestion des arrêtés des soins psychiatriques sur décision du représentant de l’Etat, délégations de fonction et de signature (Maire-Elus)

· Formations des élus
· Élaboration du calendrier des permanences des élus

Compétences et qualités requises :

Expérience souhaitée dans une fonction similaire

Technique:

· Bonne maîtrise des outils informatiques – Aisance rédactionnelle

Relationnel:

· Discrétion et devoir de réserve
· Réactivité, souplesse et adaptation
· Travail en équipe et autonomie
· Capacité à travailler en transversalité Connaissances:
· Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
· Connaissances approfondies en matière de fonctionnement des assemblées
· Connaissance du cadre réglementaire des archives
· Maîtrise des technologies de l’information et de la communication : Internet, Intranet, outils informatiques

Salaire : selon conditions statutaires + primes + CNAS

Temps de travail : Temps complet 36H