Chargé de gestion administrative et financière (H/F)

Etablissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit public, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle du ministère de la culture et du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche.

La Direction des moyens techniques et de la sécurité est chargée d’exploiter, de maintenir et de préserver le patrimoine immobilier et mobilier du musée du quai Branly - Jacques Chirac. Elle est composée de 3 services (Gestion du bâtiment, Sûreté sécurité et Systèmes d’information) et d’une cellule administrative et financière. Cette dernière apporte un soutien transversal à l’ensemble de la direction sur les tâches administratives, financières et juridiques et est garante de la bonne exécution du budget de la direction, de la maîtrise des coûts, ainsi que du respect des réglementations applicables à la commande et à la comptabilité publiques et des procédures de l’établissement.

Sous l’autorité de l’adjoint au directeur, responsable de la cellule administrative et financière, et en étroite collaboration avec les différents services opérationnels de la Direction des moyens techniques et de la sécurité, le/la chargé(e) de gestion a pour mission d’assurer la gestion administrative et financière des activités et opérations de la direction. Il/Elle assure à ce titre l’interface avec le service juridique, le service facturier et le service du budget du musée, mais également avec les fournisseurs et prestataires, pour gérer les actes constitutifs de l’exécution budgétaire de la direction.

Vos activités seront notamment les suivantes :

1. Gestion des marchés :

• Accompagner les services opérationnels de la direction dans la définition de leur besoin et dans le choix de la procédure de passation de marchés ou de technique d’achat,
• Assurer l’interface entre les services opérationnels de la direction et le service juridique de l’établissement,
• Rédiger, dans le respect du Code de la commande publique, les pièces administratives des projets de marchés en cohérence avec les pièces techniques communiquées par les services opérationnels de la direction,
• Accompagner les chargés de projets de la direction dans l’analyse des offres et la rédaction des rapports de présentation des projets de marchés ;
• Assurer le suivi administratif dans l’exécution des marchés : avenants, rectificatifs, changements de tiers, etc.
• Assurer le suivi financier dans l’exécution des marchés : gestion des garanties financières, suivi de la facturation et des paiements, sous-traitance ; etc.

1. Gestion budgétaire et comptable :

• Elaborer les actes d’exécution budgétaire dans le logiciel de gestion PEP : vérification de la conformité des documents produits par les services opérationnels de la direction, saisie des bons de commande et des engagements juridiques, enregistrement des services faits, etc.,
• Effectuer la mise à jour des tableaux de bord internes de suivi de l’exécution financière,
• Être l’interlocuteur privilégié des fournisseurs et prestataires de la direction sur les sujets de facturation,
• Participer à la préparation du budget de la direction assurée par le responsable de la cellule administrative et financière,
• Veiller à la bonne application des procédures et de la réglementation comptable et financière afin d’assurer la qualité de la gestion.

Relations professionnelles :

En interne : avec l’ensemble des services de la Direction des moyens techniques et de la sécurité, avec le service juridique, la Direction comptable et le service du budget et des recettes, à titre principal ;

En externe : avec les fournisseurs et prestataires de la Direction des moyens techniques et de la sécurité.

Profil requis :

• Profil équivalent catégorie A ou B+ de la fonction publique
• Connaissance de la réglementation applicable à la commande publique
• Expérience significative dans la rédaction de marchés et dans l’analyse d’offres
• Expérience significative dans le suivi administratif et financier de marchés publics
• Connaissance des règles de la comptabilité et de la gestion budgétaire publique en mode GBCP
• Expérience en gestion administrative, budgétaire et comptable
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, …) et aptitude à l’utilisation d’un logiciel de gestion budgétaire et comptable
• Capacité à tenir des échéances fixées et suivre un projet de marché public
• Rigueur, sens de la méthode et de l’organisation
• Capacités de rédaction, d’analyse et de synthèse
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité
• Aisance relationnelle
• Une expérience dans un service technique serait un plus

Conditions de travail : Travail à temps complet.

L’établissement propose un accès à un restaurant administratif, une prise en charge partielle des transports et de l’adhésion à une mutuelle.