CDD 3 mois - Chargée/chargé d'Affaires Générales F/H

Créée en 2018, la Banque des Territoires est un des cinq métiers de la Caisse des Dépôts.

Porte d'entrée client unique, elle propose des solutions sur mesure de conseil et de financement en prêts et en investissement pour répondre aux besoins des collectivités locales, des organismes de logement social, entreprises publiques locales et des professions juridiques. Elle s'adresse à tous les territoires, depuis les zones rurales jusqu'aux métropoles, avec l'ambition de lutter contre les inégalités sociales et les fractures territoriales.

La Banque des Territoires est également une marque déployée dans les 16 directions régionales de la Direction du réseau et ses 37 implantations territoriales afin d'être mieux identifiée auprès de ses clients et au plus près d'eux.

Le mot du manager

Vous avez envie d'être au cœur de la vie d'une direction régionale de la Banque des territoires et de participer aux projets transversaux ?

Vous avez le sens de l'écoute et du service rendu, vous aimez prendre des initiatives tout en étant rigoureux et méthodique, vous aimez travailler au sein d'un collectif sur des sujets variés?

Rejoignez-nous ! Vous intégrerez une équipe où l'on promeut la transversalité, la prise d'initiatives et l'autonomie, la confiance mutuelle et l'accompagnement à la réussite de votre parcours … et le plaisir de venir travailler chaque jour.

Missions :

Rattaché(e) hiérarchiquement à la directrice régionale adjointe, directrice de l'appui au développement et secrétaire générale, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'ensemble des services de la direction régionale et avec les différentes directions du siège en lien avec les affaires générales.

Vous participerez activement à la gestion de dossiers transversaux et/ou à l'organisation de la direction régionale en assurant les missions suivantes sur l'ensemble des sites de la direction régionale (Angers et Nantes) :

• Suivi des affaires générales courantes
• Prise en charge des sujets immobiliers, de la logistique, de la gestion du parc informatique, du cadre de vie…en lien avec d'autres entités
• Supervision, dans ce cadre, des prestataires externes et contrôle de la bonne exécution de leurs interventions
• Participation au pilotage de l'activité de la direction régionale (suivi du budget, tableaux de bords, reporting réguliers etc.).
• Prévention des risques : mise à jour du document unique, suivi du plan opérationnel de sécurité, rédaction des plans de prévention
• Prise en charge du mécénat
• Appui à la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui au développement, dans la gestion des ressources humaines
• Appui à la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui au développement, dans la conduite du changement

Activités

Logistique

• Participation à la gestion des projets immobiliers en relation avec le siège, fait réaliser les devis et assure le suivi des travaux
• Assurance de la relation fournisseurs (suivi des contrats, mise en concurrence…)
• Suivi du parc de véhicules de service et les places de stationnement de la direction régionale, et intervient en appui des équipes sur le parc de véhicules d'entreprise
• Assurance de la gestion courante des locaux, du mobilier, des commandes de fournitures, entretien des véhicules de services, …, en lien avec les assistantes le cas échéant
• Mise en œuvre des dispositifs garantissant la sécurité des personnes et des biens (organisation des exercices d'évacuation, suivi vérifications périodiques : extincteurs, installations incendie et intrusion, électriques, formations pour la conduite des véhicules et toutes formations relatives à la sécurité des personnes)
• Participation à l'organisation des séminaires de la direction régionale
• Travail en collaboration avec les assistantes de la direction régionale

Budget

• Elaboration des prévisions budgétaires, réalisation du suivi d'exécution, assurance d'un suivi prévisionnel et pilotage des atterrissages de fin d'année
• Contribution à l'optimisation des procédures internes et à la fluidité des circuits administratifs
• En relation avec les gestionnaires concernés : contrôle et réception des factures des fournisseurs
• Gestion des fournitures (commandes et réception des livraisons) et assurance des relations avec les prestataires externes, en lien avec les assistantes le cas échéant
• Assurance du suivi des apurements Lagon, en lien avec les équipes territoriales, d'appui et BDTF

Informatique

• Assurannce sur la fonction de correspondant informatique
• Commande du matériel et des logiciels
• Gestion des habilitations aux applications et répertoires (GIDE)
• Suivi du parc bureautique et les imprimantes

Gestion des ressources humaines

En appui de la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui, le/la titulaire est le relais privilégié pour le service ressources humaines auquel il/elle remonte régulièrement les informations les plus importantes.

• Peut être amené à intervenir en appui de la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui, sur la gestion administrative
• Assurer le relais d'information sur le plan de formation (recensement des besoins, reporting, transmission d'informations, …)
• Assurer le suivi des candidatures spontanées et des demandes de stage
• Suivre la campagne des agents occasionnels
• Faciliter l'intégration des nouveaux collaborateurs au sein de la direction régionale

Qualité de vie au travail

• Exercice des fonctions d'assistant (e) de prévention pour le site d'Angers : participation pour le périmètre de la direction régionale à l'évaluation des risques professionnels, mise à jour du document unique, suivi du plan opérationnel de sécurité, rédaction des plans de préventions ;
• Exerccice des fonctions de référent Qualité et Environnement de la direction régionale, participation à la veille de l'amélioration permanente et continue des processus et suivi/développement des indicateurs de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de la direction régionale
• Correspondant(e) Plan d'Urgence et de Poursuite de l'Activité (PUPA)
• Intervention ponctuelle en appui ou en coordination, et/ou organissation, conduite et supervision en appui de la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui, des projets transversaux pour la direction régionale inhérents aux activités du secrétariat général

• Poste basé à Angers avec des déplacements réguliers à Nantes
• Poste non éligible au télé travail
• Temps plein

Connaissances

• Connaissance des missions d'intérêt général de la Caisse des Dépôts

Compétences

• Forte capacité à travailler en équipe et en mode projet
• Capacité d'adaptation à des situations complexes et des missions variées
• Réactivité et capacité à gérer les priorités, à anticiper
• Compétences budgétaires
• Maîtrise des outils bureautiques

Savoirs-être

• Sens de l'écoute et du service rendu
• Grande aisance relationnelle
• Très bonne disponibilité
• Discrétion
• Rigueur
• Adaptabilité
• Organisation et rigueur dans le traitement des dossiers
• Esprit de synthèse et capacités rédactionnelles
• Esprit d'initiative