Assistante Ressources Humaines – Gestionnaire formation H/F

Située dans l'Est parisien, la ville de Villiers-sur-Marne compte aujourd’hui 28 567 habitants et s’étend sur 433 hectares dont 13,4 hectares d’espaces verts publics. Le dynamisme économique de Villiers-sur-Marne se conjugue parfaitement avec le respect de l’activité traditionnelle de son centre historique. Bénéficiant d’un paysage urbain préservé, les rues commerçantes conservent leur esthétisme d’antan aux allures briardes.

Villiers-sur-Marne s’inscrit aujourd’hui dans la politique d’aménagement de l’espace régional traduit dans le schéma directeur d’Ile-de-France. Elle est à ce titre associée au pôle de développement de l’Est parisien.

L'accueil d'une gare du Grand Paris Express représente pour Villiers-sur-Marne une opportunité supplémentaire d’ancrer la spécificité de ses quartiers : espaces verts soignés, espaces publics qualitatifs et maitrise du développement urbain dans un nouveau secteur de son territoire qui se voudra dynamique, moderne et éco responsable.

Mission principale, raison d’être ou finalité du poste

Assurer la gestion administrative et les dossiers transversaux de la Direction des ressources humaines.

Accueillir et orienter les agents, candidats et stagiaires-écoles qui se présentent dans les locaux de la Direction des Ressources Humaines.

Suivi administratif, budgétaire et logistique des actions de formation au sein du service gestion des emplois et des parcours professionnels.

Place du poste dans l’organigramme

Poste placé sous la responsabilité de la Directrice des ressources humaines et de la Directrice adjointe des ressources humaines.

Contexte et Spécificité

L’activité croissante de la direction nécessite un suivi administratif et logistique régulier et rigoureux.

Le titulaire sera amené à effectuer des tâches administratives tout en assurant l’accueil des agents.

Contraintes particulières

Respect impératif de délais et de procédures. Déplacements ponctuels sur différents sites de la ville et du T10.

Missions du poste

- Accueil partagé et polyvalence sur les missions de secrétariat de la DRH

- Gestion administrative, financière et logistique des actions de formation organisées en intra et interne

- Gestion des inscriptions et des préparations aux concours et examens professionnels

- Suivi de dossiers RH transversaux : médailles du travail, campagne annuelle des entretiens d’évaluation professionnelle, demandes de stages

Activités du poste

Secrétariat de la direction et Accueil partagé :

- Accueil physique et téléphonique du service

- Assure la polyvalence du secrétariat de la direction

- Enregistrement et tri du courrier + enregistrement et diffusion auprès des chefs de service des avis d’arrêts de travail

- Réalisation de divers travaux administratifs (comptes rendus de réunion, chrono, classement, archivage, mise en forme de documents)

Dossiers transverses :

- Médailles régionales, départementales et communales du travail : Recensement des demandes, constitution des pièces administratives du dossier et transmission sur la plateforme de l’Etat

- Suivi de la campagne annuelle des entretiens d’évaluation professionnelle

- Suivi des demandes de stage : Recensement des places disponibles dans les services Mutualisation d’une procédure unique dans l’ensemble des services

- Suivi des stagiaires rémunérés : accompagnement des services dans le respect de la procédure de transmission des heures effectuées (suivi d’un tableau mensuel)

. - Tutorat des stagiaires (3ème, CAP, BAC Pro) accueillis en DRH

Gestionnaire formations :

- Assurer le traitement des demandes de formation des agents (inscriptions, lien avec les prestataires, convocations, attestations, etc.)

- Accompagnement ouverture comptes IEL et plateforme Formadist

- Suivi administratif, financier et logistique des actions de formation organisées en interne ou intra : appel aux prestataires pour l’établissement de devis en respectant les règles de mise en concurrence, gestion des salles, envoi des convocations, organisation du matériel, ouverture et fermeture d’actions de formation

- Renseigner les tableaux de bord et assurer la fiabilité des données saisies

- Gestion des modalités de déplacements : réservation transports et hébergements pour les formations et missions organisées hors IDF

- Montage des dossiers de demandes de dispenses de formation

- Accompagnement des agents dans leur démarche d’inscription aux concours

- Organisation logistique des tests de positionnement

Relations avec les autres services

Le Titulaire sera amené à travailler avec l’ensemble des services de la Ville Contacts réguliers avec les organismes de formation.

Compétences et capacités acquises

Maîtrise des outils informatiques Word, Excel et messagerie. La connaissance du statut de la FPT serait un plus, tout comme l’utilisation de la plateforme du CNFPT et l’utilisation du logiciel CIRIL RH

Profil du poste

Rigueur, organisation et gestion des priorités

Aptitude à rendre compte, donner l’alerte et à travailler simultanément sur plusieurs missions

Gestion des priorités

Sens du travail en équipe

Disponibilité, discrétion et polyvalence

Capacité d’adaptation et esprit d‘initiative

Capacité d’écoute et de dialogue