Assistant(e) de l’ED EOBE h/f

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : A, B
  • Date de publication : 09/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Missions :

Fonction : Assistant(e) de l’ED EOBE

Métier ou emploi type* : J3C44
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste
Catégorie : A/B
Corps : ASI
BAP : J
Ouvert aux contractuels

Administrative : Département de Physique – UFR Des sciences -Université Paris-Saclay
Géographique : Centre de nanosciences et de nanotechnologie, 10 Boulevard Thomas Gobert, 91120 PALAISEAU
Missions
Mission du service / positionnement hiérarchique :
L’école doctorale EOBE est intégrée à l’écosystème des écoles doctorales de l’Université Paris-Saclay, sous la coordination de son Collège Doctoral. L’ED assure en propre le volet pédagogique des (ré)inscriptions des doctorants rattachés, mais participe également à un certain nombre d’actions liées au recrutement (concours, mode choix), au suivi des doctorants, ainsi qu’à l’animation de l’ED et à la mise en place de formations doctorales. De manière plus générale, l’ED participe aux actions doctorales transverses de l’UPSaclay. Il s’agit donc pour l’assistante de l’école doctorale d’être un rouage central et solide des actions récurrentes, mais aussi transverses, de l’ED et une force de proposition régulière de l’amélioration des pratiques de l’ED s’intégrant aux processus Qualité de l’espace doctoral. La Maison du doctorat et les Graduate School venant d'être mises en place l’assistante de l’école doctorale sera amenée à travailler en étroite collaboration avec celles-ci.

Missions principales
1) Gestion d’un secrétariat en autonomie afin d’assurer les aspects pédagogiques et administratifs liés au déroulement du doctorat dans le respect des règles et procédures du Collège Doctoral de l’UPSaclay :
•Manipulation avancée de la base de données ADUM et maîtrise de ses fonctionnalités.
•Gestion et mise à jour des archives papier de l’école doctorale, telles que le dossier de thèse.
•Interactions en présentiel, par téléphone, et par courrier électronique avec tous les usagers de l’ED ainsi qu’avec les services de scolarité administrative et les services documentaires des composantes supports de l’ED EOBE et des structures de Paris Saclay.
•Saisies et mises à jour régulières du site web de l’école doctorale.

2) Soutien et accompagnement pédagogique et administratif des doctorants et docteurs (inscriptions/réinscriptions/soutenances) en interaction avec l’équipe de direction.
•Suivi, gestion et contrôle des inscriptions/réinscriptions en cours. Anticipation des démarches en interaction avec les membres de l’équipe de direction. Saisie dans l’interface ADUM et dans la base de données propre de l’ED EOBE.
•Gestion des rendez-vous pour accueillir les doctorants inscription/réinscriptions et soutenance.
•Editions et transmission des rapports des comités de suivi et des PVs des soutenances à mi-thèse.
•Gestion et suivi des démarches de soutenances, en présentielle et visioconférence. Interaction avec les rapporteurs, réception et transmission des rapports aux établissements.
•Suivi des cotutelles internationales de thèse : préparation des dossiers, interactions avec les représentants des cotutelles internationales des établissements.

3) Aide à l’organisation et préparation du concours de recrutement de l’école doctorale : partage de toute l’organisation matérielle du concours avec la direction de l’ED, ceci allant de l’affichage des sujets à la délivrance des résultats aux candidats classés en liste principale (réservation salle, réservation restauration membres du jury, accueil des candidats et recueil de documents, etc).

 4) Aide à la gestion du budget de l’école doctorale :
•Gestion régulière des comptes, ventilation des dépenses, gestion des commandes.
•Délégation de signature pour le budget.
•Virements aux laboratoires supports de l’école doctorale en soutien aux actions de formation doctorale scientifique.
•Gestion du paiement des intervenants des formations organisées par l’école doctorale.
5) Action de formations doctorales :
•Gestion logistique des formations doctorales proposées par l’ED (notamment via ADUM et le site web de l’école doctorale).
•Gestion logistique et organisationnelle des actions évènementielles de l’ED EOBE.

6) Missions liées à la vie de l’ED et au domaine connexe des HDR :
•Réunion hebdomadaire avec le directeur de l’ED : préparation pour chaque réunion d’un inventaire des points à traiter.
•Encadrement de vacataires (ponctuellement recrutés sur le budget de l’ED).
•Participation en tant que membre du conseil de l’ED EOBE (représentante des BIATSS).
•Gestion de la liste des chercheurs rattachés à l’ED EOBE.
•Aide à l’accompagnement administratif des chercheurs rattachés à l’EOBE (gestion des dossiers, procédure liées à l’HDR,…) .
•Aide à l’organisation et préparation des conseils de directions et des réunions de bureau
•Réalisation de tableaux de bord, de bilan et statistiques et enquêtes.
•Proposition et mise en œuvre d’outils de gestion et d’amélioration du fonctionnement de l’ED.

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :
•Connaissances générales de l’organisation et du fonctionnement des universités et écoles d’ingénieurs, de la structure et de leurs partenaires institutionnels ou contractuels.
•Connaissance de la règlementation et de l’environnement de l’enseignement supérieur et recherche, du doctorat et des écoles doctorales
•Connaissance des techniques de secrétariat, gestion administrative, budgétaire et comptable.
•Maitrise des techniques d’élaboration de documents, présentation, rapports, compte-rendu.
•Maitrise courante de l’anglais oral et écrit, niveau B1 minimum.

Savoir-faire :
•Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences et prendre des initiatives adaptées.
•Maitriser les outils informatiques (bureautique avancée, site web).
•Avoir un esprit de synthèse et d’analyse.
•Planifier son activité au vu des différents agendas électroniques des membres du bureau de direction.
•Organiser et mettre à jour les différents documents de référence.
•Réaliser des tableaux de bord, synthèses, bilans. ________________________________________
Savoir-être :
•Rigueur, autonomie et sens de l’organisation
•Qualité d’écoute, relationnelle et goût du travail en équipe
•Capacité à être force de proposition, réactivité et esprit d’initiative
 •Savoir informer et rendre compte.
•S’adapter à tous les types d’interlocuteurs et à toutes les situations

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) :
Encadrement : OUI occasionnellement                         Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – C
Conduite de projet : OUI/NON

Informations
employeur

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à : jean-christophe.ginefri@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature : 15 aout 2020

Date de prise de fonction : 1er septembre 2020

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Localité : Essonne