Assistant-e de gestion administrative h/f

ILE DE FRANCE MOBILITES / STIF  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 20/10/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : FPOST1182020

Employeur

Rôle d’Ile-de-France mobilités :

Etablissement public administratif, régie par le code des collectivité territoriale, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

 

Présentation du Département ressources humaines et moyens généraux :

Le département ressources humaines et moyens généraux est l’un des départements composant la Direction ressources.

Ce département gère les ressources humaines et managériales réparties au sein d’un pôle emploi-formation, d’un pôle paie-carrière et d’une équipe d’assistantes rattachés au chef de département et son adjoint. Il assure également la mise en œuvre des moyens généraux au sein d’un pôle dédié.

 

Ses missions consistent plus particulièrement à :

  • concevoir et mettre en œuvre des politiques RH dans divers domaines (rémunération, action sociale, recrutement, formation, qualité de vie au travail, communication interne…),
  • assurer la gestion des ressources humaines (carrières, paies…),
  • animer le dialogue social (comité technique, CHSCT, CAP, CCP),
  • concevoir le budget RH et en assurer l’exécution et le suivi,
  • garantir le maintien matériel des conditions de travail des agents,
  • éclairer les décisions de la Direction Générale et jouer un rôle de facilitateur pour les directions métiers,
  • accompagner le(s) projet(s) dans ses phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités notamment.

Poste

Missions :

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de département, l’assistant-e de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du département. Elle suit les dossiers administratifs des agents en fonction du périmètre qui lui est dévolu et assiste un ou plusieurs agents de l’équipe dans l'organisation du travail au quotidien.

A ce titre, il-elle assure :

  • les activités de secrétariat-logistique généralistes pour le RHMG : accueil téléphonique, gestion des agendas et des réunions, fournitures, mise en forme de documents et gestion documentaire, mise à jour de l’intranet,
  • la facturation : engagements, bons de commande, suivi de facturation (certification, ventilation commande et comptable)
  • le support logistique des activités recrutement, formation, évaluation/notation, dialogue social et des projets
  • la gestion des arrivées-départs des agents en lien avec les chargés de projet RH ;
  • les convocations et suivi des visites auprès de la médecine du travail
  • la gestion des prestations d’action sociale (chèques restaurant, CESU, médailles)
  • la gestion des adhésions à la complémentaire santé et prévoyance
  • la gestion des ordres de mission et déplacements (commandes de billets, réservations d’hôtels…)
  • la prise en charge les questions courantes des agents en identifiant leur degré de complexité afin d’y répondre ou d’organiser le circuit de réponse.

Ce poste s’inscrit dans un travail de pool avec les trois autres assistant-es du département.

Profil

Expérience :

Expérience confirmée (5 ans minimum) dans le secteur public sur des fonctions d’assistanat de direction et/ou de gestion administrative acquise dans le domaine des ressources humaines.

 

Connaissances mobilisées :

  • techniques de secrétariat,
  • maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • connaissances des bases comptables et budgétaires
  • classement et archivage, 
  • maitrise des procédures administratives,
  • connaissance de l’environnement public.

 

Compétences requises :

  • avoir le sens du service
  • organiser, gérer, anticiper,
  • prioriser,
  • prendre des initiatives,
  • évaluer des informations,  
  • communiquer à l’oral et à l’écrit,
  • s’adapter au changement,
  • faire preuve de fiabilité,
  • faire preuve de discrétion
  • être rigoureux
  • rendre compte.

 

Conditions : Poste ouvert uniquement aux fonctionnaires de catégorie C des trois fonctions publiques.

Informations
employeur

Adresser CV et lettre de motivation : à l’attention de monsieur le Directeur Général sous référence FPOST 1182020 via l'url de candidature : https://www.recrutement.iledefrance-mobilites.fr/emplois/gestion-administrative-fr/662-assistant-e-de-gestion-administrative-h-f-fr/

Ou par courrier (Île-de-France Mobilités, 41, rue de Châteaudun, 75009 PARIS).

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil
Localité : Paris