Assistant.e de direction F/H - 201

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités d'assistant.e de direction au sein du secrétariat de direction du département MMP. L'agent assure le secrétariat de Direction du Département de Médecine, Maïeutique et Paramédical (DMMP), du Doyen-Directeur et de la Directrice Administrative, et est chargé.e de la gestion des Affaires Générales du Département MMP.



En interface avec les différentes divisions de la Faculté de Santé, l'agent assure le suivi des dossiers suivants :
RESSOURCES-HUMAINES (RH) :
- Logistique de la commission BIATSS du DMMP
- Référent des secrétariats universitaires au CHU.
- Suivi de proximité des carrières et des campagnes des Hospitalo-Universitaires du DMMP (tableaux de bord, enquêtes, primes, demandes d'autorisations de cumul d'activités) et des BIATSS du DMMP
SCOLARITÉ :
- Gestion des demandes de Césure
- Commission des Maîtres de Stages Universitaires
- Réservations des salles sur CELCAT pour les DU, DIU, Masters et associations.
- Participation à l'organisation des EDN (Épreuves Dématérialisées Nationales), ECOS (Examens Cliniques Objectifs Structurés) et autres examens des scolarités.
PATRIMOINE, LOGISTIQUE ET SÉCURITÉ :
- Projets transversaux (Cordée Ambition Études de Santé)
- Appui à la logistique, maintenance et sécurité du site en collaboration avec la conciergerie du site.
- Accueil des visiteurs
- Remplacement des agents d'accueil
- Organisation des élections et à la tenue des bureaux de vote
- Logistique du Comité stratégique de site
AFFAIRES GÉNÉRALES :
- Suivi et organisation et répartition des responsables des ICOGI (Instances Compétentes pour les Orientations Générales de l'Institut) / CAC (Commission d'Attribution des Crédits) et Commissions disciplinaires
- Réalisation de tickets GUN
- Mise à jour du site internet du DMMP: logiciel KSUP
- Organisation et logistique d'événements, de cérémonies, d'assemblées générales, de commémorations, de tournages de film.
- Référent DMMP pour le Journal de la Faculté de santé.
FINANCES :
- Demandes d'achats, procédures de mises en concurrence sur le marché universitaire Département (Congrès, séminaires)
- Missions BIATSS et HU du DMMP



Informations complémentaires :



Horaires décalés en période d'examens



Conditions générales du poste
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF/ADJAENES
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert uniquement aux contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 12 mois
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 2
· Rémunération:
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74€ € et 1900.19 € en fonction de l' expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (163€)
· Localisation géographique : Departement MMP – 37, Allées Jules Guesde 31000 Toulouse.

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services publics et notamment de l'enseignement supérieur (si possible) ou poste équivalent dans une autre structure


Savoir faire technique :
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et de leur environnement


Savoirs comportementaux :
- - Respect de la confidentialité des informations (gestion de l'information reçue et donnée)
- - Savoir identifier les priorités et les hiérarchiser, savoir identifier les interlocuteurs compétents
- - Maîtriser les techniques d'accueil et posséder une bonne expression orale
- - Savoir transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse


Diplômes requis : Bac
Expérience souhaitée : Débutant accepté


Avantages :


• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations