Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle Attractivité F/H

A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts,  lecture publique, emploi).

Finalités / Missions / activités

Mission /Finalité :

Rattaché.e à la DGA attractivité, l’assistant.e du.de la DGA  lui apporte une aide permanente et réactive en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités.

Activités principales :

• Assistanat de la Directrice générale adjointe
• Accueil physique et téléphonique
• Tenir l’agenda électronique du.de la DGA en appréciant et gérant les urgences et en organisant les priorités
• Organiser les réunions (réservation de salles, logistique, etc) et assurer les commandes y afférant (plateaux-repas notamment)
• Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous
• Rédiger, le cas échéant, les ordres du jour et compte rendus en concertation avec la DGA des réunions
• Gérer le répertoire partagé en lien avec les directeurs
• Classer et archiver des documents du.de la DGA (électronique et papier)
• Organiser des déplacements

Gestion du courrier, rapports, dossiers

• Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails, etc : enregistrement, suivi des courriers signalés, respect des délais (assurer les relances), gérer les retours d’informations
• Assurer la prise de note et la rédaction/mise en forme de tous types de courriers et documents
• Contrôler les parapheurs des directions avant présentation à la signature
• Suivre les instances : anticiper les délais, contrôler les rapports avant présentation au.à la DGA, suivre les éventuelles modifications demandées
• Assurer un suivi du tableau des instances du pôle en lien avec le Secrétariat général du pôle

Appui aux missions du pôle Attractivité en lien avec les autres pôles

• Participer au suivi de l’agenda évènementiel au niveau de la Direction générale et aux actions de la collectivité
• Participer à la constitution et à la mise à jour d’un fichier de partenaires au niveau de la Direction générale et en lien avec les besoins de la direction de la Communication et du marketing territorial
• Apporter un appui aux missions de communication 

Appui à l’organisation du Pôle

• Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées
• Rappeler des informations et échéances importantes
• Établir les procédures permettant la continuité du service
• Mettre en place et tient à jour des tableaux de bord et de suivi

Activités occasionnelles :

• Assurer la continuité du service en cas d’absence des assistant.e.s de DGA des autres pôles

Profil recherché et compétences requises

Savoirs :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales
• Connaissance de l’organisation de l’EPT Plaine Commune
• Solide connaissance des techniques de secrétariats et des outils informatiques et bureautiques
• Connaissances des enjeux et techniques de communication

Savoir-faire :

• Maîtrise de la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint
• Élaboration et exploitation des tableaux de bord
• Rédaction d’actes (rapports, délibérations)
• Rédaction de notes de service
• Gestion des relations avec les fournisseurs

Savoir-être :

• Rigueur et organisation du travail
• Qualités relationnelles
• Qualités rédactionnelles
• Grande capacité d’adaptation et sens du travail en équipe
• Autonomie et sens de l’initiative
• Capacité à se projeter et à anticiper
• Curiosité et ouverture d’esprit
• Disponibilité et discrétion

Niveau d’étude :  BTS ou Baccalauréat

Spécialité :  Assistant manager

Expérience souhaitée : Secrétariat de direction

Autres informations

Temps complet : 1607 heures annuelles

15JRTT en plus des congés annuels

Tâches télétravaillables jusqu'à 2 jours par semaine