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Assistant du Maire (H/F)

VILLE DE JUVISY SUR ORGE  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : B, C
  • Date de publication : 20/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Commune de 16.000 habitants à 20 minutes de Paris en RER C/D, Juvisy-sur-Orge fait partie depuis 2016 de la Métropole du Grand Paris. A quelques minutes de l’aéroport international d’Orly, bordée par la Seine et l’autoroute A6, elle bénéficie d’une situation de carrefour importante au nord de l’Essonne. 

Poste

Missions :

 

un assistant du Maire (H/F)

 

Cadre d’emplois des Adjoints administratifs ou des Rédacteurs territoriaux

 

Sous l’autorité directe de Madame le Maire, vous aurez pour missions de :  

  • Gérer son agenda (prise de rendez-vous, hiérarchisation des priorités,  organisation du planning du Maire en lien avec les structures dans lesquelles elle exerce un mandat et les autres partenaires institutionnels) ;
  • Organiser, planifier les réunions et préparer les dossiers afférents à ces réunions, en lien avec le Directeur de cabinet et le chargé du suivi des dossiers intercommunaux (rédaction de notes et de tableaux de synthèse, éléments de langage, convocations, comptes-rendus de réunions) ;
  • Rechercher, mettre en forme, synthétiser et diffuser l’information ;
  • Suivre l’activité de Madame le Maire et assurer son secrétariat particulier (suivi des dossiers réservés au Maire, classement, tableaux de bords et outils de suivi) ;
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat de Madame le Maire (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, orienter vers les personnes idoines, adaptation du discours en fonction de l’interlocuteur) ;
  • Assurer le suivi et la gestion du courrier destiné au Cabinet du Maire selon la procédure courrier ;
  • Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs (prise de notes, rédaction, frappe, diffusion et classement) ;
  • Gérer la base de données des partenaires institutionnels.
  • Interlocuteur privilégié des élus, en lien avec le Directeur de Cabinet

 

Activités accessoires :

  • Préparer les manifestations municipales et extra-municipales auxquelles se rend le Maire en partenariat avec les différents services communaux (vœux, inaugurations, réception de délégations étrangères, etc.) : préparations de notes préparatoires, contacts avec les services et les partenaires extérieurs.
  • Suivi du Protocole lié à la Cérémonie des vœux de Madame le Maire (publipostage des invitations, suivi des présences)
  • Organiser, en lien avec les services et le Directeur de cabinet, toutes les cérémonies citoyennes et protocolaires.

Profil

Compétences techniques :

  • Maîtrise des différentes formes de rédactions administratives (courrier, note, compte-rendu, publipostage) et des techniques de classement
  • Maîtrise parfaite de l’outil informatique et des NTIC en général (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
  • Connaissance indispensable du fonctionnement des collectivités locales et du travail avec les élus

 

Savoir-faire :

  • Savoir identifier et hiérarchiser les urgences et l’importance des sujets et des dossiers
  • Fortes capacités d’organisation, de gestion du temps et de synthèse
  • Maîtrise parfaite de l’orthographe et sens de la rédaction
  • Polyvalence et réactivité

 

Savoir-être

  • Qualités relationnelles confirmées
  • Qualités d’expression orale et écrite avérées
  • Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité
  • Sens politique
  • Grande disponibilité
  • Diplomatie

 

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + mutuelle avec participation de l’employeur + garantie maintien de salaire

 

Informations
employeur

Candidature à adresser

à Madame le Maire,

6 rue Piver

91260 JUVISY SUR ORGE

ou par mail : rhjuvisy@mairie-juvisy.fr