Assistant du Directeur général des services et la de Directrice générale adjointe des Ressources, des Élus et du Conseil Municipal (h/f)

Secrétariat du DGS et DGA Ressources :

• Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes, d’actes administratifs et ses recueil
• Traitement des mails, appels et gestion du courrier internes et externes
• Gestion des agendas et accueil du public ayant RDV auprès du DGS, DGA Ressources et élus
• Préparation des dossiers pour les réunions et suivi des affaires en cours
• Assurer un lien avec les Directeurs de la DGAR
• Constituer des dossiers d’archives de la direction générale
• Suppléer en cas d’absences l’assistante de Mme Le Maire : reprise des lignes téléphoniques, gestion du courrier et affaires courantes.

Organisation du Conseil Municipal :

Gérer le secrétariat courant du Conseil municipal :

• Préparation des séances, des relectures et des calendriers de commissions
• Élaboration des projets d’ordre du jour avec les DGS-DGA, réception des notes et projets de délibération, préparation et transmission des dossiers (Élus, Directions, Cabinet)
• Affichage public (Voûte-Ville-Web)
• Participation aux séances, traitement et diffusion des délibérations, décisions et compte-rendu (Élus, Préfecture et services concernés)
• Enregistrement et télétransmission des actes et arrêtés, élaboration des recueils et des registres des actes administratifs.

Secrétariat des Élus :

• Assurer l’accueil du public
• Gérer le secrétariat courant des Élus : gestion des appels, des agendas, des plannings de congés et réception du courrier
• Organiser les astreintes des Élus, les célébrations des mariages et remplacements
• Gestion des déplacements et les formations des Élus en collaboration avec le Cabinet.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et avez des qualités rédactionnelles (prise de notes, compte-rendu, etc.). Connaissances de la Fonction Publique Territoriale. Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et aisance informatique (vous serez l’administrateur du logiciel des assemblées et des actes administratifs – délibérations, décisions, arrêtés). Organisé, vous savez prioriser les urgences à transmettre. Disponible et autonome, vous faites preuve de diplomatie et d’adaptation. Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Spécificités : Travail en soirée lors des séances des Conseils Municipaux. Gestion de l’ensemble des commandes et missions d’intendance.

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + accès à une restauration collective avec participation employeur + participation mutuelle et maintien de salaire + Amicale du personnel (chèques vacances, bon à la consommation, …) + RTT.

Vincennes, bien plus qu'une ville.