Assistant Direction générale – Relations avec les élus (H/F)

La Communauté d'agglomération Saint Germain Boucles de Seine (CASGBS) est un établissement public de coopération intercommunale composé de 19 communes*, pour une population de 335 109 habitants.
Situé à 15 km à l’ouest de Paris, desservi par 16 gares et un réseau routier dense, son territoire est renommé pour sa qualité de vie, son cadre de travail remarquable et l’excellence de son offre éducative multilingue (Sciences Po, lycée international, The British school… ). Fort de son patrimoine historique et architectural, notre territoire comporte de nombreuses pépites à découvrir ou redécouvrir. 
Mobilités actives, environnement, développement économique, politique de la ville, eau et assainissement… dans tous ces domaines, la Communauté d'agglomération s’est donné pour mission d'innover pour répondre aux défis d’aménagements futurs au bénéfice de ses habitants. 
Les offres d’emploi et les perspectives d’évolution de carrière sont attractives : rejoignez un territoire à fort potentiel !

*Aigremont – Bezons - Carrières-sur-Seine - Chambourcy - Chatou - Croissy-sur-Seine - Houilles - L'Étang-la-Ville - Le Mesnil-le-Roi - Le Pecq - Le Port-Marly - Le Vésinet - Louveciennes - Maisons-Laffitte - Mareil-Marly - Marly-le-Roi - Montesson - Saint-Germain-en-Laye - Sartrouville. 

Au sein de l’équipe d’assistant(e)s de la Direction générale, sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, l’assistant(e) aura en charge d’apporter une aide permanente à la Direction pour l’organisation des instances et la gestion des relations avec les élus communautaires et communaux.

La Communauté d'agglomération Saint Germain Boucles de Seine (CASGBS) 19 communes – 330 000 habitants Recrute un Assistant Direction générale – Relations avec les élus (H/F) Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux Catégorie C - recrutement par voie statutaire ou contractuelle. Poste basé au Pecq (78230)

Dans ce cadre, vous aurez pour mission de :

Organisation des rendez-vous du Président de la CASGBS : planification des rendez-vous en lien avec l’assistant(e) du Président en Mairie, organisation logistique des rendez-vous : préparation des fonds de dossier ; Organisation et planification des instances de la Communauté d’agglomération : gestion des plannings, organisation des réunions et envoi des convocations des différentes instances : Conseils communautaires, Bureaux des Maires, Commissions. Préparation des fonds de dossier pour les Directeurs, organisation logistique des Bureaux des Maires et Commissions : traiteur, réservation de salle, gestion des outils de réunion à distance, installation de la salle), mise en forme des comptes-rendus et relevés de décisions des Bureaux des Maires et des Commissions, planification des Coteams, des Comités de direction, des réunions des DGS des villes membres de la CASGBS, préparation des ordres du jour et des fonds de dossier ;

Suivi de la représentation de la CASGBS au sein des organismes extérieurs : réalisation de tableaux de suivi des représentants de la CASGBS au sein d’organismes extérieurs, assurer le lien entre les organismes extérieurs et les élus concernés : transmission de documents ;

Interface entre les élus et les services de la Communauté d’agglomération : réponse aux demandes d’informations formulées par les élus communautaires ou communaux, orientation des élus vers le service ou la personne adéquate en fonction de la demande formulée ;

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers et documents, saisie de documents, classement et archivage de dossiers ;

Collaboration avec l’assistant(e) en charge des relations internes et avec les partenaires extérieurs : collaboration pour l’organisation des réunions impliquant la Direction générale et les élus, reprise des lignes téléphonique et gestion des affaires courantes durant les congés.

Diplômé(e) d’un BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative, vous disposez d’une parfaite maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques et de communication.

Vous faites preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et vous avez le sens du travail en équipe.

Vous êtes disponible, autonome et disposez de réelles capacités rédactionnelles et relationnelles.

Votre capacité à synthétiser les informations, à prioriser et à relayer les demandes est essentielle pour ce poste.

Vos connaissances de l’organisation et du fonctionnement des services d’une collectivité territoriale seront appréciées.