Assistant de la direction des ressources humaines F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et Pierre et Marie Curie.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheurs et chercheuses, ainsi que 4 900 personnels de Bibliothèques, Administratifs, Techniques, Sociaux et de Santé (BIATSS). Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de Lettres, Sciences et Ingénierie et  Santé , qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 Ce poste est à pourvoir au sein de la Faculté de Sciences Ingénierie (FSI) : https://www.sorbonne-universite.fr/

La Direction des Ressources Humaines (DRH) est une des directions des services centraux de la Direction Générale de la FSI. Elle est en charge du management stratégique et de la gestion des ressources humaines de la faculté, en cohérence avec la ligne politique définie par le doyen de celle-ci. En appui du management et des agents pour toutes les questions relatives aux ressources humaines, elle déploie la stratégie de l’établissement dans une approche de qualité de service et de proximité, avec l’appui des services experts des directions universitaires.

Les missions de la DRH de la FSI sont :

• Mettre en œuvre la politique de Ressources Humaines de la FSI,
• Assurer le suivi de la masse salariale et des effectifs de la faculté (6 000 agents titulaires et contractuels) pour un budget de près de 330 M€ annuel, et développer une gestion prévisionnelle de la masse salariale, des effectifs, des emplois et des compétences pour la faculté
• Gérer et administrer les personnels de la faculté (gestion administrative, paie, accompagnement des parcours professionnels, gestion individuelle et collective),
• Accompagner le management / développer une culture managériale
• Développer une fonction Ressources Humaines de proximité.

La DRH comprend une cinquantaine de collaborateurs et collaboratrices répartis sur deux secteurs d’intervention, la gestion et à l’administration des personnels titulaires et contractuels de la faculté d’une part et le secteur Recrutement, accompagne RH d'autre part.

Localisation : 4 place Jussieu 75005 Paris

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). A pourvoir dès que possible.

Fonction : Assistant.e de la direction des ressources humaines

Corps : Catégorie B

Emploi type filière : ITRF  Technicien en gestion administrative

BAP : J

Rattachement administratif : Direction des ressources humaines de la Faculté des Sciences et Ingénierie

Rattachement géographique : Université Sorbonne-Université  - Campus Pierre et Marie Curie, Tour Zamansky, 11 et 12ème étage

Missions et activités principales :

L’assistant(e) de direction des ressources humaines accompagne la Directrice des ressources humaines et ses deux adjoints dans leurs missions.  Il/elle participe au fonctionnement de la direction sur les activités principales suivantes :

Secrétariat :

• Organisation des agendas, prise de rendez-vous
• Frappe, saisie, présentation de notes et divers documents
• Rédaction de comptes rendus
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion du courrier et des parapheurs
• Réservation de salle
• Classement et archivage des dossiers
• Prise en charge des aspects logistiques (fournitures, matériel bureautique…)
• Relevé de la boite email générique
• Gestion des commandes (rédaction de demande d’achat et de service fait)
• Suivi du budget de fonctionnement de la direction
• Élaboration de tableau de bord et de tableau de suivi

Assistance :

• Traitement des dossiers spécifiques et sensibles de la direction
• Prise en charge des nouveaux entrants de la DRH (gestion de la prise de poste : habilitations, poste informatique, questions RH)
• Traitement des campagnes d’avancement ITRF/AENES, des entretiens professionnels, congés, CET
• Préparation de dossiers de réunion ou d’instance
• Organisation des déplacements et missions à l’extérieur

Coordination :

• Transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction (mail/mise à jour intranet)
• Appui à l’organisation technique et logistique des journées d’accueil des personnels facultaires
• Intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
• Contrôle de l’application des règles et procédures administratives (parapheurs, circuits…)
• Gestion des listes de diffusions internes

 
Conduite de projets : non

Encadrement : oui (un agent catégorie C)

Conditions particulières d'exercice :

L’assistant (e) est en lien avec les assistant(e)s de la direction générale et des directions facultaires, les composantes, départements et laboratoires de recherche, ainsi que des directions placées au niveau universitaire.

Connaissances transversales :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Connaissance de l’environnement bureautique et maîtrise de la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants
• Sens de l’anticipation et de l’initiative
• Sens du relationnel, disponibilité, dynamisme
• Rigueur et méthodologie
• Réactivité

Savoir-faire :

• Planification et priorisation des activités
• Avoir un esprit d'analyse et de synthèse
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de ses missions
• Classement et conservation des documents
• Maîtrise des techniques de communication et des outils de gestion
• Rédaction et mise en forme de document administratif
• Travailler en équipe
• Rendre compte de son activité
• Savoir gérer les urgences et alerter sur les situations sensibles

Savoir-être :

• Respecter la confidentialité, fiabilité
• Sens du relationnel
• Sens de l'organisation
• Dynamisme, rigueur et polyvalence
• Autonomie