Assistant de formation continue

Vos missions au sein de l'Université Paris Dauphine – PSL
Son département formation continue propose une offre de plus de 80 formations diplômantes, certifiantes et sur mesure pour des entreprises et des particuliers. Il accueille chaque année près de 3 800 managers en France et à l'étranger.
Dauphine Executive Education (DEP) est composé de 53 agents, répartis en plusieurs pôles : Pôle(s) formation continue, pôle administratif et logistique, pôle financier et du numérique, et le pôle marketing et communication.

Mission(s) principale(s) : Organiser au quotidien des actions de formation pour des adultes en reprise d'études

• Accueillir, informer et conseiller le public de la formation continue (orientation, recherche de financement...) ;
• Gérer les aspects administratifs des actions de formation (sélection, inscriptions, contrats, conventions, notes, délivrance du diplôme...) ;
• Gérer les aspects budgétaires : participer à l'élaboration du budget des actions de formation gérées et suivre le budget ;
• Participer à la gestion financière : suivre le paiement des fournisseurs et des intervenants ainsi que le règlement des participants... ;
• Gérer la logistique des actions de formation (organisation des plannings, pauses, déjeuners, cocktails, reprographie, soutenances de projets, remise de diplômes...) ;
• Participer à la communication en collaboration avec le pôle Communication et marketing du Département (mise à jour des brochures sur le site internet...).

Rattachement hiérarchique

Le poste est placé sous l'autorité d'un Responsable Formation Continue.

Avez-vous le profil ?
Savoir faire
· Dispositifs de formation, réglementation et financement de la formation continue ;
· Fonctionnement et organisation de l'université ;
· Définir et analyser les besoins en formation des candidats
· Être en capacité d'utiliser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Outlook...) ;
· Avoir une appétence pour l'utilisation de logiciels et application : Ade Campus (logiciel de réservation de salles), Apogée (logiciel de scolarité), CRM Microsoft Dynamics, utilisé pour la gestion des contrats et conventions de formation professionnelle au DEP
· Anglais (en fonction des actions gérées)

Savoir être
· Capacités organisationnelles, adaptabilité et autonomie ;
· Sens de la relation client ;
· Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;
· Capacité à travailler au sein d'une équipe ;
· Rigueur, discrétion

Informations RH
· Type de contrat : Contractuel sous CDD renouvelable ;
· Catégorie / Corps : Catégorie B équivalent TECH ;
· Rémunération brute: INM 410 soit 2078,89 €
· Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi ;
· Spécificités du poste : Présence obligatoire les samedis (1 à 2/mois) suivant l'action gérée,
Horaires particuliers ponctuels dus aux contraintes de fonctionnement des formations gérées (pauses café, déjeuners, cocktails, conférences...). Chevauchement possible de 2 promotions ;
· 45 jours de congés payés annuels à proratiser sur la période ;
· Télétravail : possible à raison de 1 jour par semaine (les six premiers mois) puis 2 jours maximum (DEP) pour un temps plein après six mois d'ancienneté si les missions le permettent et après accord du manager ;
· Localisation du poste : Pôle Léonard de Vinci à la Défense
· Date de prise de poste souhaitée : dès que possible


Pourquoi nous rejoindre ?
En rejoignant nos équipes, vous deviendrez acteur du changement et évoluerez ainsi dans un établissement public reconnu, engagé pour la qualité de vie au travail, et où vos compétences pourront être valorisées et développées.

Des Avantages sociaux tels que

Crèche
Offres de restauration
Billetterie Loisirs
Salles de sport
Participation forfaitaire Mutuelle
Transport et mobilité durable
Un Accompagnement personnalisé

Accompagnement à la prise de poste
Formations via notre Ecole interne
Préparation concours
Développement des compétences et de la carrière
LinkedIn Learning
Non-discrimination, ouverture et transparence
Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s'engage à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.