Assistant de direction pour la Direction de l’éducation et des projets innovants (h/f)

Pourquoi nous rejoindre ?

Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 500 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant:

•  de beaux projets pour construire l’avenir du Département 
•  d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
•  d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
•  d’une politique salariale attractive
•  d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
•  d’un soutien à la parentalité

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?

Au sein du Pôle Éducation, Maintenance et Construction, la Direction de l’Éducation et des Projets Innovants met en œuvre une politique éducative ambitieuse inscrite dans l’Agenda Départemental 2030. Elle œuvre pour la réussite des 75 000 collégiens des 133 collèges du territoire, en améliorant leur environnement scolaire et en favorisant leur épanouissement ainsi que la révélation de leurs talents.
Sous la responsabilité de la Directrice, l’assistant(e) de direction assure un appui quotidien à l’équipe de direction et aux différentes entités de la Direction. Il/elle contribue au bon déroulement des activités transverses du service, assure des fonctions administratives variées et intervient en soutien opérationnel sur certains dossiers.

Missions :

• Assistance à la direction et appui à la coordination des projets

- Assurer l’organisation du travail en lien avec l’équipe de direction.
- Gérer les aspects logistiques : organisation de réunions, tenue d’agendas, accueil téléphonique.
- Assurer le traitement et le suivi du courrier.
- Préparer, constituer, contrôler et suivre les parapheurs.
- Faire le lien avec les interlocuteurs internes et externes.

• Production et mise à jour des outils de pilotage

- Élaborer et actualiser les documents de suivi du portefeuille de projets.
- Mettre à jour les statistiques administratives, tableaux de bord, listes de contacts, fiches collèges, etc.

• Gestion des sollicitations transverses et appui RH

- Assurer la gestion des demandes transversales en lien avec l’assistante du DGA.
- Gérer les commandes, les tableaux de suivi des congés, les déplacements professionnels.
- Servir de relais avec les référents RH du Pôle :
- Préparation des Comités Emploi, suivi des nouveaux arrivants, participation aux campagnes RH, appui au plan de formation.
- Réponse aux questions RH de niveau 1.
- Traitement et suivi des courriers individuels RH (dont transmission au SGSR).
- Être le(la) référent(e) Octime de la Direction.

• Appui aux entités de la Direction

- Soutenir certaines entités sur des dossiers spécifiques ou en cas de pic d’activité.

• Appui à l’organisation d’événements et au pilotage des projets

- Soutenir les chefs de projets dans l’organisation d’événements (logistique, communication, relation avec les partenaires et prestataires).
- Assurer un renfort ponctuel au sein d’une entité si nécessaire.

- Rédacteur territorial titulaire ou à défaut contractuel, titulaire à minima d'un diplôme niveau BAC, avec au moins une année d'expérience professionnelle sur un poste similaire.

Compétences techniques
- Application rigoureuse des procédures administratives.
- Capacité à contrôler et vérifier l’exactitude des informations.
- Rédaction et mise en forme de documents et actes administratifs courants.
- Élaboration et suivi de tableaux de bord.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécialisés.
- Techniques de rédaction administrative.
- Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et du fonctionnement des collèges.
- Compréhension de la réglementation et des procédures propres au domaine d’activité.

Compétences transversales
- Capacité à alerter, rendre compte et communiquer efficacement.
- Aptitude au travail en équipe et sens du service.
- Organisation, autonomie et réactivité.