Assistant de direction H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  | 

En Bref

  • Lieu de travail : Direction des bibliothèques, de l’information et de la science ouverte de l’université Paris-Saclay (DiBISO)
  • Date de publication : 13/06/2024
  • Valable jusqu'au : 12/08/2024
  • Code postal : 91400
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : 677633

Employeur

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’Université Paris-Saclay, les bibliothèques ont pour missions principales de mettre en œuvre la politique documentaire de l’Université, de CentraleSupélec et de l’ENS Paris-Saclay et de contribuer à ses activités de formation et de recherche. La Direction des bibliothèques coordonne l’ensemble du réseau des bibliothèques pour accompagner les enseignements donnés au sein du collège universitaire de premier cycle et l’enseignement et la recherche organisés via des écoles graduées (graduate schools) et un institut, ainsi que l’enseignement dispensé pour des diplômes spécifiques (en particulier de médecine et de pharmacie).

Le service administratif et financier accompagne la direction pour le suivi de l’administration, des ressources humaines, des finances et de la logistique. L’équipe est composée de 6 personnes.

Missions principales de l’agent.e :

  • Assister la directrice dans l'organisation quotidienne de son travail
  • Gestion de l’agenda de la directrice et contrôle des échéances
  • Gestion du secrétariat
  • Gestion et suivi des ordres de missions et du remboursement des frais de déplacement pour la directrice, et les directrices et directeurs adjoints
  • Accueil physique des visiteurs
  • Assurer la planification, l'organisation matérielle et la préparation des ordres du jour des réunions
  • Archivage de dossiers administratives
  • Gérer et suivre les demandes de devis, commandes pour les directrices et directeurs adjoints
  • Gestion des missions pour tous les agents de la direction et travaille en lien avec le SFM (service financier mutualisé), demande d’ordre de missions, réservations, remboursement des frais, etc.
  • Assurer les taches administratives en lien avec la responsable administrative et financière, préparation de formulaires RH, diffusion et préparation de campagnes, rédiger les certificats administratifs, etc.
  • Assurer l’intérim en cas d’absence des autres gestionnaires

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaître I ‘environnement professionnel et le système éducatif en général
  • Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de communication
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Rédiger et mettre en forme les documents
  • Évaluer et hiérarchiser les besoins
  • Structurer son travail

Savoir-faire :

  • Savoir planifier et respecter les délais
  • Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
  • Sens de I ‘initiative et de la communication
  • Mettre en œuvre les procédures
  • Travailler en équipe
  • Enregistrer et classer les documents

Savoir-être :

  • Sens de l’organisation et de l’initiative
  • Capacité à travailler en équipe
  • Réactivité
  • Sens relationnel et de la confidentialité
  • Capacité d’adaptation

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