Assistant de direction générale (H/F)

Pamiers est une commune française située dans le nord du département de l'Ariège, en région Occitanie. Sur le plan historique et culturel, la commune fait partie du pays de l'Aguanaguès ou plaine d'Ariège, parfois appelé basse Ariège, ou piémont ariégeois

La mairie de Pamiers, principale ville d’Ariège (16 000 hab.), recrute un (e) assistant (e) de direction générale à temps complet. Poste à pourvoir au plus tôt.  

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, vous assistez le DGS dans ses missions, et prenez en charge la gestion des actes relatifs à l’activité du conseil municipal.

MISSIONS :

Activités principales :

Assister le DGS dans l’exécution de ses missions

• Gérer l’agenda du DGS (Répondre aux demandes faites par téléphone, mettre en forme les courriers, transmettre les parapheurs, prendre les rendez-vous, organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus des réunions de direction)
• Accueil physique, réception des appels téléphoniques
• Préparer et participer au traitement des dossiers
• Prendre en charge certains dossiers
• Suivre le traitement des contentieux en liaison avec le service juridique.

Assurer la gestion des actes administratifs liés au conseil municipal :

• Préparation de l’ordre du jour, des notes de synthèse (projets de délibérations et annexes), gestion des convocations et suivi de la procédure jusqu’à l’obtention du caractère exécutoire de l’acte.
• Gestion des décisions municipales
• Gestions des arrêtés relatifs à l’administration générale
• Communication des documents entre la sphère des élus, l’administration et le DGS
• Garantir la conformité juridique des actes

Gestion administrative générale :

• Enregistrement du courrier de la collectivité,
• Préparation et diffusion des notes de services, annuaire interne des élus,
• Prendre en charge certains dossiers.

Activités secondaires :

• Assurer, de manière ponctuelle l’intérim de l'assistante de Madame le Maire (Une demi-journée par semaine en moyenne).
• Assurer la gestion des plannings et du matériel nécessaire aux astreintes des élus.
• Assurer une partie de l’organisation administrative, en lien avec l’élu en charge des cérémonies officielles.
• Assiste les membres de la commission du PCS (Plan Communal de Sauvegarde)

CONDITIONS D’EXERCICES :

• Rythme de travail soutenu, pics d'activité liés aux échéances de la collectivité, à l'agenda de l'élu, aux imprévus
• Disponibilité
• Obligation de réserve
• Échanges fréquents avec les administrations de l’Etat (Préfecture, Sous-préfecture) et collectivités territoriales, les administrés
• Echanges constants avec l’ensemble des services

Titulaire d'un Bac + 3 minimum en droit des collectivités locales, vous faites preuve d’excellentes capacités relationnelles, d'une grande rigueur ainsi que de facultés d’adaptation et de réactivité.

Compétences, savoir-être :

• Connaissance du droit des collectivités locales, connaissance du fonctionnement institutionnel français.
• Maîtrise de l’organisation de l’administration municipale.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Qualités rédactionnelles et de synthèse.
• Courtoisie, sens de la discrétion, autonomie, rigueur.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT :

• Titulaire de la fonction publique territoriale (cadre d’emploi des rédacteurs – catégorie B)
• Poste accessible également aux contractuels
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prestations d’action sociale via l’ASSEM
• Poste à temps complet (38h/hebdo et 18 RTT)
• Participation à la prévoyance (possibilité d’adhérer au contrat groupe), Participation à la mutuelle, Chèques restaurant
• Prise de poste souhaitée : janvier 2025