Assistant de direction (F/H)

L’Ecole nationale supérieure d’architecture Paris-Malaquais (ENSA Paris-Malaquais) est implantée sur le site historique de l’enseignement de l’architecture en France. Créée dans sa forme actuelle par décret en 2001, elle appartient au réseau des 20 écoles d’architecture sous double tutelle du ministère de la Culture, Direction générale des patrimoines et de l’architecture, et du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

L’école a pour objectif de former ses 1000 étudiants à l’ensemble des métiers de l’architecture, en accordant une place centrale à la recherche grâce à ses 3 laboratoires.

Membre de l’Université PSL, l’une des premières universités françaises dans les classements internationaux, Malaquais offre à ses étudiants des doubles cursus en partenariat avec des établissements prestigieux. Située au cœur de Paris, elle est liée par des conventions à la plupart des grandes institutions culturelles parisiennes. Elle est également très ouverte sur le monde, avec plus de 50 accords conclus avec des écoles étrangères.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

Rattaché directement à la direction, l’assistant de direction a un rôle essentiel d’appui au directeur et à son adjointe et constitue une interface privilégiée avec les autres services. L’assistant de direction a une vision transversale du fonctionnement de l'établissement auquel il concourt directement par son action quotidienne.

Pour l’exercice de ses fonctions d’assistanat, l’assistant de direction a des contacts fréquents avec l’ensemble des services, avec les enseignants et les partenaires de l’établissement.

Sous l'autorité du directeur et de la directrice adjointe, l'assistant de direction assure les missions suivantes :

Secrétariat du directeur et de la directrice adjointe :
- Gérer les agendas de manière proactive : Assurer la prise de rendez-vous ; Planifier et organiser les réunions et les instances auxquels participent le directeur et/ou la directrice adjointe ; Préparer matériellement les réunions (logistique des salles) ; Veiller à ce que les dossiers soient transmis en amont des réunions
- Assurer la gestion et le suivi du courrier interne et externe et des parapheurs en fiabilisant le processus de circulation
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Mettre à jour et gérer la base de données contacts en relation avec le service communication
- Effectuer la copie, la mise en forme et la saisie de divers documents et en assurer la transmission
- Organiser les déplacements, établir les ordres de missions et les états de frais
- Organiser la diffusion, le classement et l'archivage des productions de la direction
- Tenir le chrono des conventions
- Suivre et transmettre les actualités en lien avec l'architecture, l'enseignement supérieur et le ministère de la culture (veille de l'agenda ministre, …)

Secrétariat des conseils d’administration :
- Préparer et transmettre l'ordre du jour et les convocations
- Préparer les dossiers
- Assurer le suivi de l’élaboration des documents préparatoires aux délibérations
- Gérer les aspects logistiques (notamment la préparation de la salle et la feuille d’émargement)
- Organiser les réunions préparatoires
- Relire et corriger le procès-verbal
- Mettre en ligne les documents publiables liés au CA (Taïga, Intranet)

Gestion des fournitures (dans le cadre de la politique d'achats de l'établissement) :
- Recenser les besoins
- Gérer les commandes
- Distribuer les fournitures aux différents services
- Suivre les stocks et assurer l’inventaire

Gestion de l’occupation des salles de réunions

Participation à l'organisation de certains événements et manifestations de l'école :
- Préparer les événements et coordonner l’action des services concernés (communication, SLB, …)
- Identifier les prestataires et établir les bons de commande

Conditions particulières d’exercice  :

Variabilité des horaires en fonction en particulier des réunions (CA, événements organisés par l'école...).Les vacances scolaires de fin d’année (2 semaines), de printemps (1 semaine) et d’été (5 semaines) donnent lieu à la fermeture de l’établissement et à la prise de congés obligatoire des agents sur ces périodes. Ce poste donne accès à la carte culture.

Télétravail : Non

Encadrement d’équipe : Non

Liaisons hiérarchiques : Directeur ; Directrice adjointe

Descriptif du profil recherché : Expérience requise sur des fonctions similaires (3 à 5 ans minimum)

Niveau de diplôme : Niveau 4 : Baccalauréat

Langue : Anglais ; niveau : Maîtrise

Compétences techniques :

Orthographe, prise de notes et techniques rédactionnelles : expert
Outils bureautiques standards : maîtrise
Maîtrise de l'anglais souhaitée
Connaissance de l’environnement administratif et organisationnel du ministère de la culture, de l'enseignement supérieur et des écoles d'architecture

Savoir-faire :

Gestion des agendas : expert
Capacité d'anticipation : expert
Capacité à filtrer et à orienter les informations : expert
Savoir interagir avec des interlocuteurs de haut niveau : maîtrise
Sens de l'initiative : maîtrise

Compétences comportementales :

Bonne réactivité et capacités d’adaptation
Grande discrétion
Autonomie
Rigueur
Capacité d’organisation et de gestion des urgences
Grandes capacités relationnelles