Assistant de direction F/H

Île-de-France Mobilités est l’Autorité Organisatrice des Mobilités Durables (AOMD) en Île-de-France. Elle organise et développe le service public de transport et coordonne les politiques liées à la mobilité des franciliens. Etablissement public administratif relevant de la Fonction Publique Territoriale, ses 487 agents pilotent chaque jour des centaines de projets allant de la construction de nouvelles lignes de transport au renouvellement des matériels roulants, en passant par la création de nouveaux services tels que la dématérialisation des titres de transport ou le service de location longue durée de vélo à assistance électrique Véligo Location.

Le réseau d’Île-de-France Mobilités est l’un des plus importants réseaux de transports en commun du monde. Ce réseau s’étend et se modernise afin d’offrir aux 12 millions de franciliens et aux 50 millions de visiteurs annuels un service toujours plus performant avec plus de 200 km de nouvelles lignes de métro, tramway et RER en constructions, une flotte de bus 100% propre…

Poste à pourvoir : Assistant de direction F/H Direction NUMERIQUE

Présentation :

 La Direction du numérique a pour missions :

• la gouvernance et de la stratégie globale de transformation numérique et des systèmes d’information associés à l’ère de la transformation digitale des organisations, des services en ligne aux usagers, du temps réel ;
• le conseil et l’appui à la transformation par le numérique ;
• la conception, le développement et le maintien en conditions opérationnelles des applications et produits numériques ;
• le pilotage de l’administration, de l’exploitation et de la supervision des infrastructures et des systèmes d’informations ;
• la gouvernance, la valorisation et le partage des données utilisées par les métiers et les écosystèmes ;
• le pilotage du risque cyber et la sécurité des systèmes d’information ;
• l'assistance et l'appui aux utilisateurs (à distance et à proximité) ;
• le développement de la connaissance des systèmes d’information des opérateurs et l’accompagnement des métiers dans les chantiers impactant ces systèmes d’information ;
• ainsi que le pilotage des ressources affectées aux applications et aux systèmes d’information et du portefeuille des projets.
   

La Direction du numérique est structurée en trois départements, un pôle et deux missions : Département ingénierie digitale, Département ingénierie de production, Département Data, Pôle ressources et programmation, Mission sécurité des systèmes d’information et conformité, Mission systèmes d’information des opérateurs de transports.

Missions :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du numérique (NUM), il-elle assure le secrétariat de la Directrice et intervient comme gestionnaire budgétaire dans le cadre des activités du pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets.

Dans ce cadre, les missions suivantes lui sont dévolues :

Secrétariat de Direction (65%):

• Assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des appels de la Directrice ;
• Gérer l’agenda de la Directrice ;
• Organiser les réunions multipartenaires en interne et en externe pour la Directrice, ainsi que les membre du CODIR de la direction et, le cas échéant, préparer les dossiers pour les réunions de la Directrice ;
• Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents nécessaires au fonctionnement de la direction ;
• Mettre à jour régulièrement le tableau des congés des agents de la direction ;
• Assurer la réception, l’attribution, la distribution et le suivi des courriers de la direction (via l’outil SCOP) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED) ;
• Gérer la commande des fournitures et autres consommables pour la direction. 

 Gestion budgétaire et achat, sous le pilotage du chef de pôle PRPP (35%) :

• Instruire les devis de la Direction du Numérique (DNUM), commandes et suivi de facturations en lien avec tous les acteurs de la Direction (pilotes) en charge d’un budget ; s’assurer de la réalité du service fait et des documents l’attestant auprès des pilotes et encadrants DNUM ;
• Assurer le reporting et l’instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, factures) au sein de l’outil Triskell, outil de gouvernance et de pilotage des projets de la DNUM, permettant de consolider la consommation budgétaire et de faciliter le suivi de l’état des commandes au sein de la Direction ;
• Échanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d’Ile-de-France Mobilités ;
• Accompagner les pilotes DNUM en cas de difficultés dans l’exécution/compréhension d’un marché ou d’un contrat, ainsi que les fournisseurs ;
• Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ;
• Participer au pilotage et au suivi du budget (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en lien avec la PMO du pôle PRPP ;
• Participer à l’optimisation de la stratégie d’achat de la Direction selon les types de prestations ou de matériels numériques ;
• Participer au pilotage ainsi qu’au suivi des marchés et conventions de la Direction : accompagnement autour de la conception et de la rédaction de pièces de marchés, anticipation et suivi des échéances/disponibles, rédaction des courriers associés en lien avec la commande publique ;
• Être force de proposition sur les processus internes liés au budget et à la stratégie d’achat.

Connaissances mobilisées :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, SharePoint, publipostage)
• Maîtrise des procédures administratives
• Techniques de secrétariat
• Classement et archivage
• Connaissance des règles de la Commande Publique
• Comptables et budgétaires
• Analyse de devis/factures et rédaction de commandes

Compétences requises : 

• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Esprit d’équipe et bon relationnel
• Capacité d’anticipation et d’organisation
• Faire preuve de fiabilité
• Gestion du stress
• Rendre compte, Alerter
• Respect de la confidentialité des informations

Autres informations 

Expérience : Fonctions confirmées d’assistanat/de secrétariat (y compris de direction) ou de gestion