Assistant de direction à temps non complet (28/5ème) H/F

Le Centre Intercommunal d’Action Sociale du Grand Annecy propose aux habitants différents services destinés aux personnes âgées, à domicile ou en établissements.

L’EHPAD Les Vergers, situé à Annecy-le-Vieux, accueille 41 résidents dans un environnement convivial, bienveillant et attentif à la qualité de vie de chacun.

Implanté sur le même site géographique que la résidence autonomie La Cour, l’établissement s’inscrit dans une logique de parcours coordonné et de synergie entre services du CIAS.

Vos missions

Sous la responsabilité du directeur, vous assurez les missions courantes de secrétariat, d’accueil et de gestion administrative dans le cadre d’un fonctionnement mutualisé entre l’EHPAD Les Vergers et la résidence autonomie La Cour. Liste non exhaustive.

Accueil et relations avec le public

• Accueillir les résidents, familles et visiteurs (physique et téléphone)
• Orienter les demandes, transmettre les messages et informations
• Être un relais d’information interne dans l’établissement
• Participer à la vigilance concernant les allées et venues dans l’établissement

Secrétariat et gestion administrative

• Gérer les courriers, mails, appels et rendez-vous
• Préparer les dossiers administratifs des résidents
• Mettre à jour les tableaux de suivi et documents de fonctionnement
• Participer à l’archivage et au classement des documents

 Soutien à la gestion des dossiers

• Saisir les mouvements des résidents (entrées, sorties, absences)
• Appuyer la constitution des dossiers d’admission et aider les résidents si besoin pour des tâches simples
• Saisir les éléments utiles à la facturation

Appui à la gestion du personnel

• Transmettre les absences et éléments d’heures à la DRH
• Transmettre les informations nécessaires aux services du siège

 Travail en réseau et coordination

• Travailler en binôme avec l’assistante de direction de La Cour, dans une logique de relais et de continuité de service
• Assurer, sur demande hiérarchique, des missions ponctuelles de remplacement ou de soutien administratif dans d’autres services de la collectivité
• Collaborer régulièrement avec les services supports du CIAS (DG, ressources humaines, finances, informatique)
• Participer activement à la dynamique du réseau des assistantes de direction du pôle établissements

Pour des précisions sur le poste, vous pouvez contacter :

• Jean-Christophe SAINT-GERMAIN , directeur de l'EHPAD les Vergers 04 50 64 08 87

Pour les agents du CIAS, possibilité de logement, sous certaines conditions et de manière temporaire.

Formation et compétences

• CAP/BEP ou Bac pro en secrétariat ou gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques et de messagerie (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance des logiciels métiers appréciée (ACTARUS, TITAN, Via Trajectoire)
• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’archivage

 Savoirs êtres

• Sens de l’accueil et du contact humain
• Discrétion, rigueur et sens du service public
• Esprit d’équipe et goût du travail en binôme
• Capacité d’adaptation, autonomie, réactivité