Assistant d'accueil et de secrétariat H/F

Le Crous de Nice-Toulon est un établissement de l’Etat opérateur de la vie étudiante, en charge des services suivants :

• la restauration universitaire (avec les resto U, les cafétérias),
• le logement universitaire (les cités U, les résidences U),
• l’action sociale (le dossier social étudiant, les bourses sur critères sociaux, l’allocation d’étude…),
• l’aide aux projets et l’animation des résidences,
• l’accueil des étudiants étrangers,
• le service logements et jobs (service de mise en relation entre entreprises, loueurs et étudiants).

Le Crous de Nice-Toulon gère plus de 18800 bourses, 20 résidences universitaires et 21 structures de restauration sur les départements des Alpes-Maritimes et du Var.

Il est organisé entre des services supports situés à Nice et des unités opérationnelles situées au plus près des différents campus (Nice, Cannes, Sophia Antipolis, La Garde, Toulon).

Structure agile et réactive, il a pour mission de répondre aux besoins des étudiants et de s'adapter à leurs évolutions.

288 ETP composent ses effectifs avec un panel de statuts.

Pourquoi candidater au Nice Toulon ?

Un établissement engagé :

• Pour le service aux étudiants
• Pour l’égalité des chances
• Pour la transition écologique

Une carrière dynamique :

• Le développement et le renforcement des compétences via une offre de formation riche et accessible
• L’accompagnement des projets d’évolution professionnelle

La conciliation de la vie personnelle et professionnelle :

• Des droits à congés et RTT (55j/an)
• Des possibilités de Compte Epargne Temps (CET)
• Un dispositif de télétravail

Des avantages sociaux :

• Le remboursement d’une partie des frais de transport
• Une contribution à la mutuelle
• Des prestations d’action sociale

Sous la responsabilité du Directeur de l'unité de gestion (DUG), l’assistant(e) d’accueil et de secrétariat participe aux différentes tâches de suivi financier et administratif de la vie de l’étudiant en résidence.

- secrétaire de résidence Crous Nice 

Descriptif des activités essentielles (non exhaustives) :

Mission 1 : Accueil, sécurité et secrétariat

• Accueillir, renseigner et orienter le public qui se présente sur le site
• Veiller à l’affichage dans le hall d’accueil
•  Assurer le classement et l’archivage papier et numérique
• Assurer les états des lieux d’entrée et de sortie
• Veiller à l’occupation optimum de la résidence
• Assurer le bon suivi du logement entre un départ et une arrivée
• Garantir la sécurité des personnes et des biens en appliquant les consignes
• Intervenir sur une autre résidence en l’absence du titulaire afin d’en assurer la continuité de service
• Faire des comptes-rendus des évènements journaliers au DUG

Mission 2 : Gestion financière

• Participe à la chaine de la dépense en collaboration avec le DUG
• Déclencher et gérer la facturation des loyers, charges, réparations
• Assurer le suivi administratif et financier des dossiers individuels des résidents et l’actualisation du dossier (acte de caution, contrats…)
• Etablir pour le directeur de l’unité de gestion les statistiques et éléments de tableaux de bord de gestion

Conditions particulières d'exercice :

• Interlocuteurs internes : services centraux et sites du Crous
• Interlocuteurs externes : partenaires publics et privés, étudiants, personnels enseignants et administratifs, entreprises diverses

Les « savoirs » :

• Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
• Connaissance du fonctionnement d’une unité de gestion

Les « savoir-faire » :

• Maîtriser l’outil informatique (utilisation de plusieurs logiciels spécifiques au Crous). Une parfaite maitrise d’Excel est indispensable.
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Savoir s’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie/du service
• Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
• Savoir appliquer les procédures administratives et financières

Les « savoir-être »

• Grande disponibilité requise
• Autonomie indispensable
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve d’un bon relationnel, tant en interne qu’en externe