Assistant administratif en établissement d’accueil des jeunes enfants (H/F)

Située au sein de la Métropole du Grand Paris, à 3,5 km de Paris, la ville de Bagneux, membre de l’établissement public territorial Vallée Sud Grand Paris, connait d’importantes transformations de son territoire, polarisées notamment autour de la desserte prochaine de ses quartiers Nord par les lignes 4 et 15 du métro d’une part et la reconversion du quartier des Mathurins d’autre part. Elle compte un peu plus de 40 000 habitants.

La Direction de la Petite Enfance recherche un/une Assistant(e) administratif(ve) en établissement d’accueil des jeunes enfants.

Rattaché(e) à la crèche Graine de Lune, il/elle aura en charge d’assurer l’accueil et la gestion administrative sous la responsabilité de la direction de la structure.

MISSIONS :

• Accueil physique et téléphonique de la structure (familles, services municipaux, fournisseurs, prestataires etc.),
• Information des familles sur la vie de la structure (Mailing, affichages, rédaction de courriers etc.),
• Gestion de l’agenda et des tableaux de bord de la direction de la structure (RDV familles, plannings etc.),
• Participation ponctuelle aux réunions avec le personnel (prise de notes, rédaction de comptes-rendus),
• Suivi des absences et congés des agents (mise à jour planning, saisie des congés validés, information des agents sur leurs soldes de congés…),
• Interface avec la direction  petite enfance et avec les autres services municipaux (Services techniques, Restauration, Communication…),
• Suivi des commandes : saisie des commandes et des stocks, réception des livraisons,
• Suivi des petits travaux et interventions sur la structure : signalement sur E-Atal, accueil des agents ou prestataires en lien avec les services concernés,
• Suivi des contrats des enfants :
  • Saisie, suivi et mise à jour des dossiers des enfants, des familles
  • Saisie des contrats
  • Pointage et contrôles des présences et des absences des enfants
  • Préparation, saisie et envoi des états mensuels de la facturation à la direction petite enfance.

PROFIL REQUIS :

• Connaissance de l’environnement territorial et du secteur de la petite enfance,
• Connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et si possible métier (Axelnet, Ciril etc.) ou capacité d’apprentissage rapide,
• Qualité d’expression orale, écrite, aptitudes avérées à la communication,
• Capacité d’organisation et à la hiérarchisation des priorités,
• Sens du travail en équipe,
• Autonomie et force de proposition,
• Discrétion professionnelle.