Appariteur en logistique générale et audiovisuelle F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé  qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

L'Institut Henri Poincaré (IHP), créé en 1928, est l'une des plus anciennes et des plus dynamiques structures internationales dédiées aux mathématiques et à la physique théorique.

L’IHP est une structure d’accueil dont la mission est de favoriser l’interdisciplinarité et les interactions entre scientifiques du monde entier en mettant à disposition les ressources matérielles, logistiques et financières appropriées. L’IHP a également pour mission de développer les activités de transmission et diffusion des connaissances scientifiques et du savoir-faire technologique auprès de la société, notamment dans les domaines des mathématiques et de la physique.

L’IHP est une unité mixte de service sous la double tutelle du CNRS et de Sorbonne Université.

Présentation du service :

Les services généraux de l’IHP concernent l’accueil des usagers, la logistique, la sécurité et la maintenance du bâtiment historique (Borel, environ 4000 m2) et du bâtiment Perrin (1700 m2) qui a été rénové et qui a ouvert en 2023. L’équipe est constituée actuellement de 6 personnes, dont un chef de service, un coordinateur technique et deux apparitrice-teur.

Localisation : Paris, 5ème arrondissement

CDD de 1 an à pourvoir à compter du 1er octobre 2024.

Libellé de Fonctions : Appariteur en logistique générale et audiovisuelle

Catégorie : C

Corps : Adjoint technique de recherche et formation

BAP : G (principalement) et F (à 30%)

Emploi-type : G5B45 - Opérateur logistique / F5DP2 - Opérateur de production audiovisuelle

Missions :

Au sein des Services généraux, l’agent a pour missions l’exécution des activités concourant au bon fonctionnement de l’IHP dans les domaines suivants : tâches d’appariteur, gestion des équipements audiovisuels et multimédia des locaux, gestion de la réservation des salles, accueil des usagers, soutien logistique.

Activités principales :

• Gérer et vérifier les demandes de réservation des locaux (gestion des plannings des salles, amphithéâtres, etc.)
• Participer à la gestion des équipements des locaux (mise à disposition, activation, etc.)
• Apporter un soutien logistique aux équipes et aux publics
• Exploiter les équipements audiovisuels et multimédia
• Installer les matériels dans les salles
• Veiller au bon fonctionnement des matériels
• Gérer un magasin de matériel
• Accueillir et prêter du matériel
• Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier
• Contrôler l'accès aux bâtiments et la circulation des personnes
• Assurer l'ouverture et la fermeture des bâtiments en roulement avec l’équipe
• Faire appliquer les consignes données (sécurité, utilisation du matériel par exemple)

Activités annexes

• Assurer l’alimentation des contenus du site Internet de l’IHP

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice :

• Modifications horaires possibles liées au calendrier de gestion en cas d’absence d’autres collègues de l’équipe afin d’assurer un accueil central non stop de 8H30 à 18H
• Possibilités d’astreinte les soirs et les samedis en fonction de la programmation d’évènements scientifiques (en moyenne une fois par mois)
• Travail avec les contraintes des gestes barrières en cas de période de crise sanitaire (métier en contact du public) : port du masque, distance de sécurité, utilisation de gel hydro alcoolique …

Connaissances :

• Connaissances sur les méthodologies et savoir-faire en accueil des publics
• Méthodologie de la logistique et des techniques administratives de base
• Technologies des équipements audiovisuels et multimédia
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
• Bonne connaissance des environnements et réseaux professionnels
• Maitriser la langue française (français oral et écrit)
• Maitriser la langue anglaise (anglais courant oral et écrit)

Compétences opérationnelles :

• Gérer et coordonner des plannings de réservations de locaux via des logiciels de planification spécifiques
• Savoir planifier et respecter des délais
• Gérer les mises à dispositions des locaux et des équipements auprès des publics
• Utiliser les outils d'automatisation et de pilotage des équipements et des salles
• Savoir accueillir et communiquer avec différents publics
• Utiliser des CMS pour les sites Internet
• Gérer les stocks et les commandes
• Participer aux activités logistiques (affichage, courrier...)
• Savoir rendre compte
• Savoir appliquer les normes, procédures et règles
• Travailler en équipe
• Bonne maitrise de la langue française et anglaise (écrite et orale)

Compétences comportementales :

• Réactivité
• Capacité d'adaptation
• Sens de l'organisation et du travail en équipe
• Autonomie