Agent d'accueil, secrétariat et logistique F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de médecine • https://sante.sorbonne-universite.fr

Sorbonne Université et l’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP) créent une Unité Mixte de Services (UMS) dénommée UMS-AUTONOMIE, projet soutenu par la région Ile de France. UMS-AUTONOMIE est un centre de recherche en innovation technologique situé en Ile de France, d’envergure internationale, dont l’objectif est de favoriser les travaux de recherche et de développement afin de lutter contre la dépendance liée à la maladie, au vieillissement ou aux situations de handicap.

L’UMS-AUTONOMIE est ainsi placée en plein cœur de l’écosystème santé, au croisement de l’hôpital, de la ville et du domicile, dans un espace ouvert public-privé permettant synergies et collaborations en conditions de vie réelle.

L’UMS-AUTONOMIE a vocation à héberger ensemble et sur le temps nécessaire, chercheurs et utilisateurs, en milieux de vie reconstitués, en complément de leurs laboratoires ou structures d’origine. Cette alliance entre recherche clinique et recherche technologique permet de mener entre autres, des essais cliniques en présence de patients de l’AP-HP et/ou de volontaires sains.

L’UMS-AUTONOMIE propose à la carte des espaces et équipements de haute technologie sur le temps de recherche et développement de ces projets dans un objectif de mise à disposition accélérée des innovations technologiques pour les utilisateurs.

Localisation (Direction/service) :

Site de l’hôpital Charles Foix à Ivry-sur-seine 94

Fonctions : Agent d’accueil, secrétariat et logistique

Emploi-type : G5B45 - Chargé de maintenance et d’entretien

Catégorie : C

Corps : ATRF

BAP :  G

CDD d’un an.

Mission :

Vous êtes en charge de l’accueil des visiteurs (patients, chercheurs, fournisseurs, agents de maintenance, ...) se présentant à la Plateforme UMS-AUTONOMIE. Vous avez également des missions de secrétariat et de logistique relatives au fonctionnement de la structure UMS-AUTONOMIE d’une part mais aussi des projets hébergés sur le site en relation avec le chef de projet innovation, d’autre part. Il est en relation avec les services de SU d’une part et les services de l’AP-HP d’autre part.

Activités principales :

1) Missions d’accueil :

• Accueillir le public (patients, chercheurs, fournisseurs, agents de maintenance…)
• Planifier coordonner et assurer le suivi des rendez-vous ;
• Ouvrir et fermer le bâtiment pour les visiteurs ;
• Délivrer les badges (création, gestion d’accès, annulation) et assurer le suivi du listing d’attribution ;
• Préparer les équipements audio-visuels et multimédia demandés par les visiteurs 

2) Missions de secrétariat :

• Organiser les espaces en relation avec le chef de projet Innovation et gérer les plannings d’occupation des locaux
• Gérer la relation avec les transporteurs sanitaires, l’organisation et le suivi des rendez-vous à l’aller et au retour des participants, en relation avec le chef de projet Innovation ;
• Gérer le standard téléphonique et la boite mail ;
• Classer des documents relatifs à la vie de la structure ;
• Mettre en forme divers documents ;
• Gestion du planning de présence du personnel ;
• Planifier, encadrer et coordonner les interventions techniques nécessaires avec les directions techniques de SU et de l’AP-HP
• Assurer l’interface et le suivi des prestations avec les entreprises intervenant sur le site   

3) Missions logistiques :

• Gérer les stocks : devis, commande, facturation, entreposage et inventaire
• Réceptionner les livraisons et assurer le suivi
• Vérifier la propreté des lieux et installations et assurer la relation avec le service entretien

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Organisation et fonctionnement d’un hôpital
• Connaissance des procédures d’achats/ marchés publics
• Connaissances budgétaires
• Méthodologie logistique (gestion des stocks, approvisionnement, livraison,
• réception des commandes)
• Connaissances basiques d’utilisation des outils multimédia et audio visuels 
• Règles de confidentialité
• Règles en matière d’hygiène et sécurité

Savoir-faire :

• Accueil du public, sens du contact et des relations humaines
• Gestion de planning et respect les délais
• Utilisation des outils bureautiques
• Gestion des salles et de leurs équipements
• Gestion d’un standard téléphonique avec rappel et messages
• Rendre compte à la direction pour tout dysfonctionnement technique identifié
• Travail d’équipe

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Esprit d’initiative
• Organisation, coordination et rigueur
• Sens du service public
• Discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation