Agent administratif et logistique F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 27/09/2021
  • Valable jusqu'au : 27/11/2021
  • Code postal : 75005
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Faculté des Lettres :

La Faculté des Lettres de Sorbonne Université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.
Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’ESPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de la Direction : Direction Formation tout au long de la vie

La Direction FTLV de la Faculté des Lettres est composée de 15 agents. Elle est chargée de l’élaboration et de la mise en oeuvre d’actions de formation à caractère professionnel et/ou général ou culturel telles que les conférences grand public ou l’université d’été.
Conçue comme un continuum entre la formation initiale, générale ou professionnelle, la formation tout au long de la vie prend en charge les démarches d’orientation, de bilan, d’accompagnement et de validation des acquis de l’expérience.

Présentation du service :

Le pôle administratif et technique de la Direction FTLV est chargé d’organiser et de coordonner les missions et les fonctions de logistique à l’échelle de la Direction, l’accueil de premier niveau du public de la Direction, les actions de communication interne et externe de la Direction. Il est chargé d’exécuter le budget de la Direction et de coordonner le suivi des dossiers des intervenants internes et externes.

Poste

(réf.FDLL2)

Mission:

En collaboration avec la gestionnaire administrative du DU « Référent Laïcité : gestion du fait religieux » : exécution d’opérations administratives de gestion courante en matière suivi administratif des stagiaires du DU « Référent Laïcité : gestion du fait religieux », ainsi que de gestion logistique des séances.

Activités principales :

- Répondre aux demandes d’informations sur le DU « Référent Laïcité : gestion du fait religieux »

- Accueillir et informer les publics du DU « Référent Laïcité : gestion du fait religieux »: enseignants, stagiaires, partenaires extérieurs

- Participation à la gestion et au suivi administratif des stagiaires : informations aux stagiaires, convocations, suivi des inscriptions, réalisation des attestations de présence

- Élaboration et suivi du planning

- Logistique : réservation de salles et/ou amphithéâtres

- Contact avec les intervenants

- Préparation et envoi des liens pour les enseignements en distanciels

- Suivi de toutes les séances en continuité

- Mise à disposition et transmission des enregistrements des supports de cours

- Participer aux accompagnements pédagogiques

- Participation aux rendez-vous de suivi individuel, et collectifs

- Rédaction des compte rendus de suivi individuel

- Participer à la préparation des soutenances

- Participer aux opérations de communication liées à ce DU

- Assurer une communication adaptée pour la diffusion des informations.

Encadrement : NON

Conditions particulières d’exercice :

- Présence obligatoire lors des séances programmées les vendredis après-midi et en soirée, ainsi que les samedis matins, à raison d’une à deux fois par mois (selon le calendrier du DU).
- Travail administratif sur site : 1 jour par semaine, de préférence le lundi

Profil

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle (formation professionnelle continue)
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.

Savoir-faire transversaux :

- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
- Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
- Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à assurer la bonne circulation de l’information au sein du service
- Capacité à établir et gérer un rétro-planning.

Savoir être :

- Bon relationnel et sens du travail en équipe.
- Disponibilité et réactivité.
- Écoute.
- Sens de l’analyse et force de proposition.
- Adaptabilité et autonomie.
- Organisation et rigueur.
- Sens du service public.
- Confidentialité.
- Tenue correcte exigée

Informations
employeur

CDD.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :

lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

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