Adjointe à la responsable administrative

Activités principales :


Adjointe à la responsable administrative et collaboratrice directe de la Direction (Directeur UFR et Responsable Administrative), assure la suppléance de la responsable administrative en cas d'absence. Gestionnaire des personnels enseignants titulaires et vacataires de l'UFR. Assure le suivi de certains dossiers confiés au responsable administratif qu'elle assiste et aux enseignants responsables de diplôme.


• Gère et traite les informations écrites (courrier et messagerie) du Responsable administratif et du Directeur
• Accueil des enseignants, des étudiants.
• Gestion du programme (25 000 h) et du planning des cours sur le logiciel 4 D pour l'ensemble des personnels enseignants (permanents (75) et chargés de cours (204) 
• Mise à jour des différentes bases de données (OSE, APOGEE, HYPERPLANNING)
• Gestion des enseignants permanents (75) par la saisie informatique sur le logiciel « OSE » des services d'heures prévisionnels pour les titulaires puis réalisation des états des heures réalisées pour le paiement des heures supplémentaires et complémentaires.
• Edition complète de l'ensemble des programmes de cours destinés aux enseignants et au service de la scolarité pour les étudiants.
• Préparation et participation à la réunion des programmes, au dialogue de gestion, au conseil d'UFR.
• Encadre si nécessaire l'équipe de secrétariat
• Aide au pilotage (suivi des demandes d'habilitation)

Compétences et connaissances requises :


• Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (messagerie 
électronique, traitement de texte, tableur +  applications spécifiques à PARIS I OSE, APOGEE, Hyper planning).


• Maîtriser les méthodes de prise de notes.
• Restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse.
• Gérer la confidentialité des informations et des données.
• Connaître les missions et le mode de fonctionnement des principales instances de l'organisme et de 
l'enseignement supérieur.
• Connaître le domaine d'intervention du responsable.
 
Savoir-être :
• Être d'une grande réactivité (gérer les urgences)
• Savoir assumer une grande diversité d'activités
• Rigueur, discrétion et respect des délais
• Faire preuve de courtoisie et de patience
• Avoir le sens de l'accueil.