Adjoint en gestion de la scolarité (emploi saisonnier) F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 15/09/2021
  • Valable jusqu'au : 15/11/2021
  • Code postal : 75005
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : FDLL29

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :
Au sein de la faculté des Lettres, la Direction de la Formation et de la Scolarité exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée au niveau facultaire en matière de formation pour les cursus Licence et Master ainsi que les Diplômes d’Université.
Elle anime et réalise les opérations de scolarité concernant le public étudiant : inscriptions administratives, préparation et suivi de la session initiale des examens, délivrance des relevés de notes et des diplômes. Elle accompagne les représentants des composantes de la Faculté, enseignants et administratifs, dans leurs activités de formation et de scolarité.

Présentation du service :
Le service assure la gestion des candidatures et des inscriptions administratives des étudiants en cursus Licence et Master, DU et Préparation aux concours de l’enseignement. Il a pour mission d’’accueillir, informer et orienter le public sur toute question ayant trait à l’admission et à la scolarité des étudiants français et étrangers, d’accomplir toutes les opérations administratives et préparatoires aux décisions pédagogiques aboutissant à l’admission des candidats, à l’inscription de Bac + 1 à Bac +5, en relation avec les UFR, le Rectorat, les autres universités françaises (étrangères éventuellement),de coordonner la collecte et l’archivage des dossiers des étudiants inscrits.

Localisation : en Sorbonne, 1 rue Victor Cousin, 75005 Paris cedex 5

Poste

Fonctions : Adjoint-e en gestion de la scolarité au Service des Admissions et Inscriptions Administratives (emploi saisonnier)
Catégorie : C
Corps : Adjoint.e administratif.ive
BAP : J-Gestion et pilotage

Poste à pourvoir sur les mois de septembre et/ou octobre 2021.

Dans le cadre de la campagne de recrutement des emplois saisonniers 2021, les tâches vous seront données en fonction du contexte de votre structure d’accueil.

Activités principales :

  • Assurer la gestion des candidatures dans la base électronique (E-candidat, Etudes en France, Parcoursup);
  • Enregistrer les inscriptions administratives dans la base Apogee;
  • Assurer la fiabilité des données, le suivi des admissions, des inscriptions et les transferts départ;
  • Accueillir le public, les étudiants gérés par le guichet, en présentiel, par mail ou par téléphone;
  • Assurer les relations avec les partenaires extérieurs au service;
  • Assurer une polyvalence au sein du service;

Le cas échéant autres activités du poste :

  • Vérifier les dossiers d’admission et d’inscription, leur recevabilité, les pièces justificatives ;
  • Réceptionner, trier le courrier ;
  • Enregistrer l’étudiant dans la base informatique Apogee et éditer bulletin de versement et/ou certificat de scolarité ; Edition de la carte d’étudiant ;
  • Encaisser les droits d’inscription ;
  • Enregistrer dans Apogee tout changement de la situation des étudiants ;
  • Vérifier la complétude des dossiers de candidature et en assurer le suivi ;

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice : Disponibilité sur la période de Septembre à Octobre.

Profil

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université ;
  • Réglementation applicable à la Scolarité ;
  • Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint …) ;

Savoir-faire :

  • Capacité à planifier son travail ;
  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie ;
  • Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer ;
  • Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
  • Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;

Savoir être :

  • Bon relationnel ;
  • Réactivité ;
  • Disponibilité en période de forte activité (juillet-octobre) ;
  • Autonomie ;
  • Organisation et Rigueur ;
  • Sens du service public ;
  • Confidentialité.

Informations
employeur

  • Poste à pourvoir sur les mois de septembre et/ou octobre 2021.
  • Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

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Localité : Paris