Adjoint au chef du service logistique de Talence F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Titulaire, Profession libérale

En Bref

  • Lieu de travail : TALENCE
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 29/06/2020
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

Le pôle Patrimoine, immobilier, logistique, prévention, sécurité, environnement (PILPSE) est un pôle fonctionnel multi-domaines.

Placé sous l'autorité d'un directeur général adjoint des services, il a pour objectifs de :

Garantir un pilotage transverse permettant la maîtrise globale des ressources et de l’affectation des moyens, en facilitant les arbitrages inter domaines et une conduite des ressources humaines globale de moyen terme
Donner un cadre nouveau et innovant à la complémentarité et aux interconnexions des domaines métiers « voisins », avec une offre de service unifiée sur l’ensemble des sites
Optimiser, développer l’expertise, et simplifier la gestion en matière de ressources transverses (administration, système d'information/études de pilotage, gestion des ressources humaines, finances, achats)
Centrer l’activité des directions opérationnelles sur les missions des grands secteurs métiers : patrimoine, logistique, hygiène-sécurité-environnement.

Le service logistique du site de Talence assure les missions suivantes : accueil physique et téléphonique, courrier, manutention/déménagement, gestion du parc automobile et transport, entretien des locaux, hébergement et restauration (hors CROUS), aide logistique diverse.
Ce service coordonne et organise ces activités sur le campus.
Le service est dirigé par le chef du service logistique et rassemble environ 43 agents pour une quotité totale de 41  équivalent temps plein (ETP) sur un site qui s’étend sur les communes de Talence et de Pessac.

136000 m2 utiles sont nettoyés (dont 50000m2 de laboratoires) pour partie par des équipes internes ou par l’externalisation par l’intermédiaire d’un marché public. 63000 m² sont ainsi entretenus par le biais de l’externalisation.

Les autres activités de logistique sont assurées par des équipes internes.

Poste

Missions :

Activités essentielles:

  • Manager et coordonner les encadrants de proximité du service intérieur de nettoyage (chefs d’équipes / appariteurs), planifier avec eux notamment, les besoins en personnel et les assister dans la gestion des absences et des remplacements
  • Planifier, encadrer et coordonner les interventions de plusieurs équipes en matière de logistique et de services généraux : accueil, courrier, surveillance, entretien, stocks, parc automobile, matériels…
  • Seconder et représenter le chef de service logistique auprès des interlocuteurs internes (collèges, départements, structures) et externes (partenaires, fournisseurs), et es qualité, dans les différents organes et commissions intervenant dans la vie quotidienne de l’établissement. Assister et conseiller sa hiérarchie.
  • Assurer l’interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur site dans son domaine d’activité
  • Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail s'assurer notamment du port d'équipements de protection individuelle
  • Proposer des améliorations de service, des projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure à sa hiérarchie
  • Estimer le cout des opérations logistiques
  • Participer à la gestion budgétaire en lien avec le chef de service et la secrétaire financière
  • Seconder son chef de service dans la gestion administrative des agents placés sous son autorité (entretien professionnel, fiche de poste, absences, congés, besoins de formation, promotions etc…)
  • Seconder le chef de service dans la gestion des marchés, des contrats, des conventions de fournitures et de prestations logistiques, Participer en tant qu'expert aux travaux de la commission technique compétente pour les différents marchés logistiques (nettoyage, mobilier, fournitures administratives, produits d’entretien,…)
  • Définir et mettre en œuvre les plans de nettoyage,
  • Contribuer au choix des formations des agents des différentes équipes
  • Gérer des stocks : commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire.
  • Poste Exclusivement réservé aux personnels Titulaires

Activités associées:

Suivre l’exécution du marché de nettoyage des locaux, faire appliquer le contrôle des prestations par les chefs d'équipes et contribuer au respect de la stratégie de contrôle mise en place par la Direction Logistique.

Conditions particulières d'exercice:

L'adjoint au chef  du service logistique exerce sa mission dans une direction logistique pourvue de moyens humains (plus de 200ETP) ainsi que de moyens financiers conséquents .

De ce fait, il devra prendre en compte des contraintes de gestion inhérentes à une activité logistique dense, au moyen d’effectifs conséquents de personnels encadrés, sur un périmètre très étendu.

Sur ce site, en qualité de responsable des activités de nettoyage et de logistique générale et sous couvert du chef de service :

  • il coordonne l’action de 4 appariteurs-chefs d'équipe assurant, en 4 équipes, l’entretien  et le contrôle de prestation externalisée sur 38 bâtiments. A ce titre, il prend en charge les moyens en personnels dévolus par la Direction et attribués par l'université. Il organise et dirige le fonctionnement des moyens logistiques du service et des sites concernés par les activités de nettoyage, d'aide à l'enseignement, de représentation et de logistique diverses confiées au service intérieur. Il supervise les opérations de contrôle et fait le lien avec le prestataire externe.
  • il a également en responsabilité directe la logistique générale du site (accueil, standard, courrier, transport, déménagement/manutention,...)

Eu égard au volume global d'effectif encadré, à la diversité des métiers de la logistique ce poste requiert une forte disponibilité horaire, un sens aigu du relationnel, et une très forte capacité d’organisation.

Profil

Savoirs:

  • Connaissance générale des techniques utilisées dans les différents domaines de la logistique
  • Connaissance générale de la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité liées à la manipulation et au stockage des matériaux et produits utilisés sur le site
  • Connaissance des structures, du fonctionnement et de l'organisation de l'établissement
  • Notions de base en réglementation des marchés publics
  • Connaissances générales en gestion financière et comptable

Savoir-faire:

  • Anticiper et prévenir les conflits au sein d'une équipe
  • Concevoir et mettre en œuvre des procédures et méthodes de travail
  • Gérer des situations d'urgence
  • Mettre en œuvre les techniques d'animation de réunion
  • Manager et animer une équipe, mobiliser et motiver cette équipe autour d'un projet commun
  • Planifier les activités de l'équipe en fonction des priorités
  • Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
  • Savoir rédiger des comptes rendus, des rapports, et posséder des qualités écrites et orales de synthèse
  • Gérer un budget
  • Apporter son expertise à la requête des sites délocalisés du campus de Talence, prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être:

  • Savoir être autonome tout en rendant compte à sa hiérarchie
  • Être organisé et réactif
  • En toutes circonstances, mettre en place, voire rétablir, les conditions d'un dialogue posé et constructif
  • Savoir gérer la confidentialité des affaires traitées

Informations
employeur

Emploi titulaire

Rémunération selon la grille indiciaire de la catégorie B de la fonction publique d'Etat- groupe IFSE 6 - NBI 15 points

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 20/07/2020

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