Secrétaire pédagogique master H/F

L'agent·e s'intègre au sein de la filière d'enseignement en Électronique, énergie électrique, automatique (E3A) et de la filière de physique du département de physique. Il est en charge du secrétariat pédagogique de 4 finalités de Master 2ème année (M2) (3 finalités pour PIE et la finalité ATSI) de l'Université Paris-Saclay soit une centaine d'étudiants.

Le M2 Automatique, Traitement du Signal et des Images (40%)

a pour objectif de dispenser une formation permettant aux étudiants d'aborder des sujets de recherche académiques ou industriels de haut niveau scientifique, dans les domaines de l'automatique et de la commande des systèmes, du traitement du signal et des images.  Le M2 ATSI fait partie de la mention de Master E3A de l'Université Paris-Saclay. Ce M2 est également ouvert à un recrutement externe, notamment dans le cadre de double-diplômes avec des écoles d'ingénieur (CentraleSupélec, IOGS, Polytech Paris-Saclay), ou pour des étudiants venant d'autres parcours nationaux ou internationaux. A ce titre il s'adresse à des étudiants ayant des compétences solides dans les domaines de l'ingénierie, en particulier maîtrisant et appréciant les aspects théoriques. Il est aussi ouvert aux étudiants issus de cursus mathématiques et éventuellement informatiques ayant un goût particulier pour l'application.

Les M2 Physique et ingénierie de l’énergie (60%)

s'appuient sur les laboratoires de Paris-Saclay pour proposer une formation à fort contenu scientifique, garante d'une réelle compréhension des enjeux propres aux technologies de l'énergie. En brossant un panorama très complet de l'ensemble des problématiques de l'énergie, ces formations apportent aux étudiants les connaissances et compétences nécessaires dans un domaine en constante évolution. La formation propose plusieurs orientations (énergies renouvelables, systèmes électriques pour l'énergie et la mobilité, production et distribution de l'énergie électrique), tout en laissant aux étudiants la possibilité d'adapter leur formation à leurs objectifs de carrière.

Il s’agit d’assurer en autonomie les aspects administratifs liés au déroulement des M2, suivant le calendrier indicatif suivant :

De juillet à octobre :

• Suivi et soutien des étudiants (tout particulièrement les étudiants étrangers) dans leurs démarches administratives : inscriptions, hébergements...
• Coordination avec la DISI de CentraleSupélec pour la Création des listes des courriels des étudiants inscrits dans cet établissement pour une finalité PIE.
• Participation à la réunion de rentrée

De juin à avril :

• Gestion administrative du master :

- réservation des salles

- gestion de l’emploi du temps, mise à jour en temps réel des pages web dédiées

- suivi de l’assiduité des étudiants

- tirage des polycopiés

- participation à la mise en place et au suivi des travaux pratiques

- préparation des examens (reproduction des sujets, préparation des copies et des listes d’émargement)

- collectes des notes et éditions des attestations pour les étudiants (i.e. relevés de notes),

• Interface avec les étudiants, avec les enseignants en assurant une permanence d’accueil,
• Accueil des enseignants vacataires, suivre les dossiers pour le paiement des heures de cours complémentaires à la Faculté des sciences d’Orsay,
• Diffusion des informations vers les étudiants, les enseignants, les responsables,
• Suivi des heures réalisées par les enseignants,
• Accompagnement pédagogique : réception des choix d’UE des étudiants
• Information et accompagnement des enseignants (notamment intervenants extérieurs),
• Collecte, diffusion et archivage des offres de stages et de thèses,
• Information et orientation des étudiants dans leur recherche de stage
• Coordination avec les gestionnaires administratifs des établissements partenaires : ENS Paris-Saclay, CentraleSupélec, IOGS, Polytech Paris-Saclay,
• Collecte pour mise en signature des attestations de validation d’UE pour les doctorants,
• Suivi des pages web des formations, en français et en anglais,
• Préparation et participation à la remise des diplômes.

De mars à septembre :

• Suivi administratif des étudiants en stage : collecte des rapports de stage et des fiches d’évaluation, préparation des soutenances (planning des soutenances, réservation des salles…)

De février à août :

• Vérification et classement des dossiers de candidature, suivi du devenir des diplômés (annuaire des anciens),
• Suivi et envoi des diplômes pour l’année précédente,
• Gestion de l’annuaire des contacts des formations,
• Enquête sur le devenir professionnelle des étudiants de l’année précédente.

Connaissance, savoir :

• Apporter des réponses à des besoins spécifiques des étudiants,
• Utiliser les outils bureautiques ; enregistrer et classer les documents, savoir rendre compte,
• Travailler en équipe, mettre en œuvre des procédures et des règles de responsabilité particulières à la coordination d'équipes enseignantes : calendrier, jury, examens,
• Connaissances sur la législation qui encadre l’activité professionnelle,
• Outils bureautiques : word excel photoshop,
• Saisies Apogée et manipulation de la base de données PStage et maîtrise de ses fonctionnalités.

Savoir-faire :

• Connaissances générales de l’organisation et du fonctionnement des universités et écoles d’ingénieurs, de la structure et de leurs partenaires institutionnels ou contractuels,
• Connaissance de la réglementation et de l’environnement de l’enseignement supérieur et recherche, des Master 2,
• Connaissance des techniques de secrétariat, gestion administrative,
• Maîtrise des techniques d’élaboration de documents, présentation, rapports, compte-rendu,
• Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences et prendre des initiatives adaptées,
• Maîtriser les outils informatiques (bureautique avancée, site web),
• Avoir un esprit de synthèse et d’analyse,
• Planifier son activité au vu des différents agendas électroniques des responsables des différents Master 2,
• Organiser et mettre à jour les différents documents de référence,
• Réaliser des tableaux de synthèses.

Savoir-être :

Rigueur, autonomie et sens de l’organisation