Secrétaire pédagogique F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, techniques, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction : Bureau d’Appui à la Pédagogie – BAP

Présentation du service : Gestion pédagogique de l’ensemble des enseignements (UE-DES-DESC-Capacité-DIU-DU) délivré par la faculté de santé en support des besoins des personnels enseignants.

Localisation : Faculté de santé SORBONNE UNIVERSITE – 91 Bd de l’Hôpital 75013 PARIS

Libellé de Fonction : Secrétaire pédagogique

Emploi-type : Technicien en gestion administrative

Catégorie : B     

Corps : ITRF

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Mission : Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, pédagogique et logistique au sein du Bureau d’Appui à la Pédagogie : Gestion pédagogique d’un portefeuille de diplômes universitaires et interuniversitaires (DU-DIU)

Activités principales :

• Suivi et mise à jour des listes des étudiants acceptés pour une inscription dans un DU-DIU
• Assistance administrative aux responsables des DU-DIU
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Coordination pédagogique : organisation des cours, réservation des salles, information des étudiants
• Suivi de l’assiduité aux cours des étudiants avec préparation des listes d’émargements
• Organisation des examens et le recueil des résultats
• Assurer une collaboration étroite avec la scolarité du troisième cycle
• Gérer les différentes commandes des responsables de formation en lien avec la direction des formations et la direction des Finances et achats
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Connaissances requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de la faculté de santé SORBONNE UNIVERSITE
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en anglais
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Connaissances de base en gestion budgétaire
• Utiliser l’outil internet et la messagerie électronique
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : APOGEE, SIFAC, Globeo, Moodle
• Utiliser les outils bureautiques Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Access)

Savoir-faire transversaux :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe et en autonomie

Savoir-être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation
• Rigueur et fiabilité