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Secrétaire Gestionnaire administratif et financier f/h

ECOLE NORMALE SUPERIEURE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 24/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE


Créée en 1794, l'École normale supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.


L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

Poste

Missions :

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
Département / service : Département Géographie et Territoires
Corps/Grade : Emploi catégorie B – Technicien ITRF


PLACE DU POSTE AU SEIN DE L’ORGANISATION
Secrétariat placé sous l’autorité du directeur/trice du département.    Le département compte 4 enseignants-chercheurs titulaires et 1 enseignant temporaire. Il compte une quarantaine d’élèves ou étudiant.e.s et une trentaine de mastérien.ne.s.    
 
MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion administrative, financière et logistique au sein du département   
 
CHAMP DES RELATIONS :

Relations internes : visiteurs (conférencier.e.s, professeur.e.s invité.e.s, étudiant.e.s), fournisseurs, autres institutions 
Relations externes : membres du département, services centraux, autres secrétariats de départements, élèves, étudiant.e.s, doctorant.e.s, post-doc, enseignants invités...  
 
SPECIFICITES DU POSTE:

  •  autonomie et prise d’initiative 
  • confidentialité des données traitées 
  • respect de la réglementation et des délais de procédure

 
ACTIVITÉS :
Volet administratif :  

  • accueillir, informer et orienter les usagers du département,
  • assurer le secrétariat (standard, courrier, agendas, listes de diffusion, ordre de mission),  
  • assurer le suivi pédagogique des élèves et étudiant.e.s dans le diplôme de l’ENS (sur le logiciel GPS), des mastérien.ne.s dans les parcours PSL,  
  • assurer le suivi administratif des contrats de recherche,  
  • mettre à jour et diffuser l’information concernant le département (y compris sur le site internet), 
  • collecter et mettre en forme les données nécessaires aux enquêtes de tutelle,  
  • créer et mettre à jours des enseignements dans le logiciel correspondant (Girofle).

Volet financier :   
 

  • établir les demandes des devis,  
  • engager les dépenses en fonctionnement, investissement et personnel (bons de commande, heures complémentaires, …),  
  • constater les services faits, traiter les factures, gérer les missions,  
  • relancer des fournisseurs, - suivre les conventionnements et les budgets,  
  • assistance de la direction dans les bilans comptables

Volet logistique : 

  • gérer les stocks, 
  • tenir à jour les inventaires,  
  • réserver et planifier l’occupation des salles pour les activités du département,  
  • participer à l’organisation d’événements scientifiques (hôtels, traiteurs, transports, remboursements),  
  • tenir à jour les archives du département.  

Profil

COMPÉTENCES:                                                                                                                                                                                    
Connaissances

  • Diplôme Bac minimum 
  • Connaitre l’organisation et le fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur français voire étranger
  • Connaitre l’environnement de la recherche scientifique
  • Connaitre les règles de gestion budgétaire et comptable 
  • Posséder des connaissances en finances publique

Savoir-faire :

  • Maîtriser les outils de bureautique et des outils de communication  
  •  Posséder une bonne expression écrite et orale 
  • Maîtriser les techniques de communication  
  • Savoir accueillir des différents interlocuteurs  
  • Avoir un bon sens de l’organisation et de planification de ses activités 
  • Notions d’anglais appréciées

Savoir-être :

  •  Capacité à être autonome et à prendre des responsabilités, 
  • Rigueur et précision 
  • Réactivité 
  • Capacité à prendre des initiatives 
  • Capacité à interagir avec divers interlocuteurs

RECRUTEMENT :  
 
Date de disponibilité :  juillet 2020
 
Lieu de travail : 48 Boulevard Jourdan – 75014 Paris
 
Temps de travail : 100 %  
 
Poste ouvert aux contractuels : CDD de 6 mois (Rémunération selon grille et expérience).

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.

Informations
employeur


Merci d’adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) aux adresses mails suivantes: pauline.guinard@ens.fr et recrutement-srh@ens.fr