Secrétaire général F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Fondé et bâti en 1928 grâce à des mécènes privés au sein de la Faculté des sciences de l’Université de Paris comme un « centre d’enseignement et de recherches scientifiques sur la physique mathématique et théorique et les sciences connexes, telles que le calcul des probabilités », l’Institut Henri Poincaré (IHP) est la maison historique des mathématiques et de la physique théorique en France.

L’IHP est à la fois une unité d’appui à la recherche au CNRS et une composante revêtant le statut d’école interne au sein de Sorbonne Université.

Il assume une triple mission :

1) La promotion et l’accueil des échanges scientifiques internationaux au plus haut niveau, avec l’organisation de différents types de programmes internationaux prestigieux en mathématiques, physique et sciences connexes, coordonnée par le département dédié appelé Centre Émile Borel.

2) L’accueil de la communauté mathématique française et internationale, au travers de l’organisation de séminaires, colloques ou événements scientifiques.

3) L’institut s’est engagé dans des activités de diffusion, médiation et popularisation des mathématiques. Son tout nouveau département, la Maison Poincaré, coordonne toutes ces activités : en septembre 2023, a ouvert au public un musée du même nom, aménagé dans l’ancien laboratoire de Jean Perrin, aujourd’hui appelé bâtiment Perrin.

L’IHP est composé d’une équipe de 31 personnels techniques ou administratifs :

• 13 agents employés par CNRS
• 18 agents employés par SU

Localisation : 4 place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Secrétaire général-e

Catégorie : A / A+

Corps : IGR                 

BAP : J

Missions

Membre de l’équipe de direction et placé·e sous l’autorité de la directrice de l’IHP, le/la secrétaire général-e assure le pilotage administratif et technique de l’IHP.

Il ou elle définit et met en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'IHP.

Activités principales

1) Gouvernance

• Organiser et conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques définies au sein de l’équipe de direction, en concertation avec les instances de gouvernance et/ou les tutelles
• Piloter, instruire et mettre en œuvre des projets de partenariats complexes concernant les activités de recherche, de médiation scientifique et de valorisation
• Assurer le bon fonctionnement de l’institut dans toutes ses missions, et la liaison avec les tutelles pour ce qui relève de l’administration et de la gestion
• Accompagner les instances de gouvernance de l’IHP dans leurs travaux et veiller à leur renouvellement selon les statuts de l’institut
• Représenter à l’externe la direction de l’IHP, par délégation de la direction et selon les besoins et circonstances

2) Management

• Encadrer hiérarchiquement et animer les équipes administratives et techniques (tous employeurs confondus) de l’IHP
• Assister la direction de l’institut dans la rénovation de l’organigramme et l’amélioration du fonctionnement interne, en installant des niveaux de management intermédiaires pertinents et en conduisant le changement
• Piloter la gestion des ressources humaines de la structure et proposer à la direction de l’unité des scénarios de développement cohérents avec les objectifs stratégiques poursuivis
• Assurer le suivi des formations individuelles des agents

3) Administration et pilotage

• Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des services
• Superviser l’élaboration et l’exécution du budget, contrôler sa répartition et son exécution pour les différentes tutelles de rattachement de l'unité, toutes origines de crédits confondues, en coordonnant les services experts et contributeurs
• Superviser le pilotage des activités administratives et financières du LabEx CARMIN
• Piloter la politique d'achat, les procédures d'appel d'offre et la tenue de l'inventaire
• Veiller à l'application de la politique en matière d'hygiène et de sécurité, y compris les risques psycho-sociaux, et en contrôler la mise en œuvre
• Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités
• Conduire une démarche qualité dans la structure, notamment sur le volet de l’organisation des conférences et programmes scientifiques
• Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires

4) Suivi des enjeux bâtimentaires

• En liaison avec les services concernés, superviser la logistique et l’exploitation-maintenance des locaux (un bâtiment de 4000 m² et un bâtiment de 2000 m²) ; contrôler l’application des règles d’hygiène et de sécurité
• Superviser l’analyse et la programmation des travaux d'entretien et d'aménagement des bâtiments et des espaces verts du site, ainsi que le pilotage des prestataires
• Coordonner, avec la direction, le reporting et l'évaluation des grands projets et opérations immobilières

5) Missions transversales :

• Superviser la mise en œuvre de la politique de communication en interne et à l'externe, s'assurer du relais des informations en interne.
• Participer au réseau des responsables administratifs de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université et des administrateurs du CNRS.
• Participer et apporter son expertise à des projets d’établissement.

Encadrement : OUI                                        

Nb agents encadrés par catégorie : …6 A – 1 B -

Des niveaux de management intermédiaires devront être installés.

Connaissances

• Connaissance du système d'enseignement supérieur et de l'organisation de la recherche française, du fonctionnement de l’État et des collectivités territoriales, ainsi que des principaux systèmes internationaux et communautaires.
• Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux administrations et aux établissements publics, en matière financière (comptabilité publique, commande publique) et de gestion des ressources humaines.
• Connaissance générale de la réglementation des Établissements Recevant du Public (E.R.P) et des règles d'hygiène et de sécurité.
• Des connaissances en comptabilité privée seraient appréciées.

Compétences opérationnelles

• Élaborer, définir et déployer un plan d’actions
• Préparer, décider et organiser la mise en œuvre de la stratégie de l’unité
• Identifier les priorités, anticiper et être réactif
• Négocier, dialoguer et développer des collaborations
• Pratique de l'anglais appréciée : compréhension écrite et orale, expression écrite et orale B2.

Compétences managériales

• Encadrer, superviser et évaluer les membres d’une équipe (répartition et planification des activités de l'équipe)
• Susciter l’adhésion et fixer des orientations claires
• Accompagner et conduire le changement
• Favoriser la cohérence, partager et donner du sens au travail
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté