Secrétaire de Direction (H/F)

Dans la grande Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée, au Nord-Ouest du département de l’Hérault, à 30 minutes de Béziers et à 1 heure de Montpellier, la Communauté de communes Grand Orb, 24 communes et 22 000 habitants sur un vaste territoire de 460 km2

Cadre d’emploi : 

• Rédacteurs et rédactrices territoriaux (catégorie B, filière Administrative)
• Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)

Missions : Sous l’autorité du Président et de la Directrice Générale des Services ;

• Organisation de la vie professionnelle de l'élu et du cadre 
• Recherche et diffusion d'informations
• Gestion du courrier de l'élu et du cadre 
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prise de note et mise en forme de tous types de courriers
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages 
• Organisation et planification des réunions en lien avec l’élu et la DGS
• Organisation technique et préparation administrative en concertation avec la DGS des réunions et des conseils communautaires (Rédiger les ordres du jour, envoi des convocations, prise de note, rédaction des comptes rendus, des procès-verbaux, des délibérations, envoi au contrôle de légalité…)
   

• Expérience significative sur un poste similaire,
• Bonne culture générale et connaissance du français
• Règle de l'expression orale et écrite de qualité
• Connaissance du fonctionnement et des règles administratives des collectivités territoriales 
• Savoir organiser, planifier, prioriser, rendre compte 
• Logiciels bureautiques : Pack Office, utilisation de la messagerie Outlook, internet
• Connaissance des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu, du procès-verbal
• Connaissance des règles d'archivage d'une collectivité territoriale

Savoirs être :

• Souci de la qualité de service 
• Capacités d'adaptation et de réactivité
• Discrétion, devoir de réserve
• Disponibilité
• Sens du relationnel exigé
• Autonomie et dynamisme, polyvalence