Secrétaire Assistant (H/F)

S'installer à Amiens, c'est venir profiter de tous les atouts d'une métropole moderne, jeune, innovante et dynamique, la qualité de vie en plus.Parcourue par le fleuve Somme, la ville a su concilier développement urbain et respect des espaces naturels. Une ville qui se dévoile aisément, grâce à l'accueil chaleureux de ses habitants. Une ville où il fait bon vivre en somme, prête à vous accueillir les bras ouverts.

AMIENS MÉTROPOLE, communauté d’Agglomération créée le 1er janvier 2000, située à 1 h 15 de Paris, compte environ 180 000 habitants et représente la 31e communauté d’agglomération la plus peuplée de France. Composée de 39 communes, elle tient à ce titre une place importante en tant que 2ème ville des Hauts de France et de par sa situation géographique au centre du département de la Somme et au cœur du Nord de la France.

Le Service Communication/Relations Publiques de la Direction de la Communication recherche

1 Secrétaire Assistant (H/F)

Sur le grade d’Adjoint Administratif Principal 2ème Classe (Réf. 5064)

Missions :

Sous la responsabilité de la Cheffe de service Communication et Relations Publiques, vous assistez son quotidien et assurez le suivi du fichier protocolaire.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Assistance de la Cheffe de service :

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, filtrez les appels et transmettez les messages

Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités

Vous rappelez les informations importantes

Vous organisez et planifiez les réunions, rédigez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion

Actualisation et exploitation des bases de données relatives au protocole :

Vous gérez et mettez à jour quotidiennement le fichier protocolaire

Vous recherchez les informations utiles à l’actualisation (contacts téléphoniques, lecture de presse,envoi de courriers, etc.)

Vous réalisez des extractions afin d’établir des listes d’invités en fonction de la nature des événements

Activités ponctuelles :

Vous assurez un renfort sur les différents postes du service (réception, évènements)

Vous aidez à la réalisation des dossiers commémoratifs

Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers du service

CONDITIONS D’EXERCICE

Confidentialité / Respect des délais / Gestion des imprévus / Travail sur écran / Horaires irréguliers occasionnels

Vous êtes titulaire d’un CAP/BEP ou d’un Bac Professionnel Secrétariat.

Vous avez une maîtrise de l’environnement bureautique d’un poste de travail. Une bonne expression écrite et orale est nécessaire pour la tenue de ce poste. Une expérience dans le domaine du secrétariat sera appréciée. La connaissance de base du protocole est un plus.

Vous êtes doté d’un bon relationnel, savez faire preuve de courtoisie et de diplomatie.  Réactif, organisé et rigoureux, vous êtes capable de vous adapter rapidement.

Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle.

La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible