Secrétaire administratif H/F

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : PESSAC
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 27/09/2021
  • Valable jusqu'au : 27/11/2021
  • Code postal : 33600
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

Le Collège droit, science politique, économie, gestion est une structure de l’université de Bordeaux qui assure la coordination de l’offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management. Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements (dont le Département de la formation continue), 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Le département de la formation continue assure le déploiement opérationnel de la politique de formation tout au long de la vie du collège DSPEG..
L’équipe administrative du département de la formation continue est composée d’une responsable administrative, d’un.e assistant.e ingénieur.e chargé.e de l’alternance, de la VAE et de la FAOD et de deux adjoint.e.s. L’équipe accueille, informe, oriente et accompagne les publics de la formation tout au long de la vie dans leurs projets de formation et répond aux besoins de développement des compétences des individus et des entreprises en proposant des dispositifs de formation adaptés.
Au sein de cette équipe, l’adjoint(e) administratif.ve recruté.e est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du/de la chargé.e de l’alternance, de la VAE et de la FOAD.  

Poste

- Accueil physique et téléphonique des publics formation continue.

- Traitement des courriers mails et postaux.

- Gestion administrative et financière des dossiers des adultes en reprise d'études et des candidats VAPP : élaboration des devis, conventions et contrats, suivi des émargements, suivi et attestation des présences mensuelles, préparation des demandes de titrage en lien avec la Direction des services financiers, création des clients/fournisseurs, élaboration des factures, suivi des encaissements, rapprochements des règlements en concertation avec la Direction des services comptables, suivi des conventions de stage. 

- Saisie des formation/action/session sur le portail Espace Des Organismes de Formation (EDOF) et suivi des dossiers CPF sur le site « moncompteformation ».

- Gestion de la procédure VAPP : accueil et information des candidats, gestion administrative et financière des dossiers, organisation de la commission en lien avec la(e) président(e) de la commission et les responsables pédagogiques.

- Saisie des données et mise à jour des tableaux de bord.

- Saisie et actualisation de l'offre de formation du Collège sur le site d'Aquitaine Cap Métiers.

Activités essentielles :

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées.

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...).

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser.

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.

- Retranscrire des informations orales à l'écrit.

- Classer et archiver des documents.

Le cas échéant, activités associées :

- Gestion et suivi des commandes du service

- Participation à des salons dédiés à la FTLV

- Utilisation des logiciels dédiés à la gestion de l’activité FTLV (System Univ’, Rafael (Cap-Métiers) et Kairos (Pôle Emploi)

- Rédaction de compte-rendu des réunions de service

Profil

Savoirs :

  • Réglementation et programmes de financement de la formation continue (connaissance générale)
  • Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique Environnement et réseaux professionnels
  • Diversité des publics
  • Culture internet
  • Techniques d'accueil téléphonique et physique
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Techniques de communication

Savoir-faire :

  • Accueillir les populations concernées
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
  • Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
  • Savoir planifier son activité et respecter les délais
  • Enregistrer et classer les documents
  • Savoir rendre compte
  • Travailler en équipe
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-être :

  • Rigueur /fiabilité
  • Réactivité
  • Sens de l'organisation
  • Sens relationnel
  • Sens de la confidentialité
  • Capacité d'écoute

Le cas échéant, expériences demandées :

Des connaissances et/ou une expérience dans le domaine de la FTLV seraient appréciées.

Informations
employeur

Poste à pourvoir au 1er novembre 2021.

CV + lettre de motivation à transmettre à : candidature@u-bordeaux.fr avant le 10 octobre 2021.

Rémunération : 1589,47 € bruts mensuels selon la grille des agents contractuels de catégorie C de l'université de Bordeaux 

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