Responsable systèmes d'information études et formation F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Localisation (Direction/service) :

La Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV) appuie la définition de la politique de l’établissement en matière de formation tout au long de la vie et de vie étudiante, au niveau national comme international. Elle a en charge l’appui expert et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation et de vie étudiante ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Elle assure notamment les relations avec les ministères et les établissements partenaires, tout comme la coordination des enquêtes et indicateurs et leur fiabilisation, en lien avec la direction chargée de l’aide au pilotage. Elle assure la veille réglementaire et sa diffusion au sein des facultés, ainsi que la mise en cohérence de l’instruction des recours
et du précontentieux.

La DFTLV comprend 4 pôles thématiques : « Formation et scolarité », « Vie étudiante », « International » et « Formation continue ».

Le pôle « Formation initiale » a pour ambition de coordonner la mise en œuvre de la politique de formation de l’établissement ainsi que la mise en cohérence des actions menées par les facultés. Il assure également les relations avec les ministères et les établissements partenaires.

Adresse : 4 place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Responsable systèmes d’information études et formation

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

Le ou la responsable systèmes d’information formation est rattaché (e) au chef du pôle Formation initiale au sein de la Direction Formation tout au long de la vie.

Il ou Elle travaille en collaboration étroite avec tous les membres du pôle Formation Initiale et avec la direction des systèmes d’information (DSI) ainsi que les directions formations facultaires.

Il ou Elle est le, la référent (e) métier SI études et formation pour l’Université et le correspondant métier de l’AMUE

Missions principales :

Paramétrages du SI

• Définir l'ensemble des données et des règles permettant de faire fonctionner les outils utilisés dans le cadre du système Informatique Formation (Apogée)
• Participer au paramétrage des différents référentiels en prenant en compte les autres outils du SI de l’établissement (SIFAC, FCA…)
• Contrôler la qualité des données saisies dans les applications du système d’information Etudes et Formation
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du système d’information Etudes et Formation
• Paramétrer les référentiels des applications utilisées en scolarité, Apogée principalement (SI Formation)
• Suivre l’évolution de la réglementation relative à l’offre de formation et l’évolution du logiciel

Pilotage et Coordination

• Suivre l’évolution des outils SI Etudes et Formation, proposer des évolutions et mener les campagnes de test en lien avec la DSI
• Identifier et analyser les difficultés fonctionnelles rencontrées par les facultés ; en lien avec la DSI et concevoir et mettre en œuvre des solutions à partir des besoins métiers dans le cadre d’une démarche qualité
• Concevoir et coordonner les phases de tests nécessaires préalables à l’ouverture des opérations de candidatures et d’inscriptions et paramétrer les outils d’inscriptions, en lien avec le-la responsable études et scolarité
• En lien avec les directions concernées, concevoir et coordonner les périodes de régularisations
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi d’indicateurs, produire des éléments de bilan
• En lien étroit avec le chef de projet, participer activement au projet pour l’étude et la mise en œuvre de l’application PEGASE

Assistance et accompagnement des utilisateurs et Formation du personnel

• Réaliser l’assistance de premier niveau et produire des supports d’aide aux utilisateurs
• Accompagner les utilisateurs dans leur pratique des applications Scolarité et Formation
• Accompagner, former et assister les utilisateurs à la prise en main de nouvelles applications et outils ; élaborer des supports techniques et en assurer leur mise à jour régulière

Réseaux et animation

• Être le référent Métier AMUE et participer aux réunions de l’AMUE en lien avec les domaines de l’activité
• Animer le réseau facultaire dédié aux outils utilisés en scolarité et pour la formation

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Non

Conditions particulières d'exercice :

• Respect des délais.

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Connaissance des méthodes de conduite de projet et d’accompagnement au changement
• Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur
• Appétence pour l’informatique et le déploiement des outils SI

Savoir-faire :

• Coordination et conduite de projet
• Animation d’une équipe et conduite de réunion
• Maîtrise de la communication écrite, orale et technique
• Rédaction de rapports ou documents
• Conception de tableaux de bord
• Conduite du changement
• Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, une note et une synthèse
• Capacité à interagir avec les autres directions
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités et les échéances
• Capacité à planifier

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Sens des responsabilités et de l’initiative
• Disponibilité, réactivité et respect des éléments
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Logique et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité
• Rendre-compte