Responsable du service de la scolarité

Rattaché au responsable administratif, le responsable pilote et organise le service de la scolarité de l'EMS. Il coordonne les procédures afférentes à ce service en veillant à associer les enseignants responsables des parcours :

• Assurer l'encadrement et l'animation d'une équipe de 16 agents. A ce titre, une réflexion sur l'organisation administrative du service est à l'étude et le responsable participera activement au projet d'évolution ;
• Piloter les procédures en scolarités (IA, IP, arrêté jury, examens, délibération PV, convocations, planning, rentrée universitaire, etc.) ;
• Animer ce collectif de travail, dans une optique de partage des bonnes pratiques et de solidarité des équipes, de préparation des évolutions et de continuité de service ;
• Mettre en place et affiner les procédures applicables au domaine d'activité ;
• Organiser et mettre en œuvre les calendriers pédagogiques des formations dispensées au sein de l'EMS (Inscriptions administratives et pédagogiques, examens, concours,...) ;
• Constituer un appui auprès de l'équipe de direction et des responsables pédagogiques dans la mise en œuvre de l'offre de formation et dans la gestion des réclamations des usagers ;
• Gérer les litiges et les situations particulières relatifs au domaine de la scolarité ;
• Assurer le pilotage et la coordination des activités et tâches transversales en lien avec les autres structures de l'université ;
• Participer aux réunions qui concernent le domaine de la scolarité (réunions CEVU, groupes de travail, etc.) ;
• Perfectionner les méthodes et procédures de travail au sein du service dématérialisation des procédures de candidature, de l'organisation des examens... ;


Les activités qui composent la fiche de poste sont appelées à évoluer en fonction des connaissances du métier et des nécessités de service.

Connaissances et compétences requises


Connaissances transversales requises :
• Connaissance de l'enseignement supérieur et du fonctionnement de l'administration ;
• Maitriser la réglementation applicable à la scolarité (code de l'éducation, décrets VAE et VAP, etc.) ;
• Idéalement, connaître les outils en gestion de scolarité (Apogée, fichier Excel, etc.) ou capacité d'apprentissage ;


Savoir-faire :
• Capacité managériale et de travail en équipe ;
• Savoir planifier son activité et fixer des objectifs ;
• Savoir intégrer les innovations et les réformes ;
• Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes ;
• Capacité de synthèse écrite et orale ;
• Concevoir des tableaux de bord ;
• Bonne maîtrise des outils collaboratifs ;


Savoir-être :
• Faire preuve de diplomatie et d'aisance relationnelle ;
• Savoir travailler en équipe et en autonomie ;
• Sens des priorités, d'organisation et d'adaptation ;
• Rigueur ;
• Fiabilité ;
• Sens de la confidentialité ;
• Sens du service public ;


Conditions particulières d'exercice :
• Télétravail possible sous certaines conditions ;
• Déplacements requis sur différents sites de l'Université ;
• Périodes d'activités intenses (rentrée universitaire, candidatures, examens, délibérations)
• Amplitude horaire selon le calendrier universitaire


Pour candidater, merci d'envoyer un CV et une lettre de motivation.