Responsable du Pôle Accueil international H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité du Directeur en charge des Relations internationales et européennes, le.a responsable du Pôle de l’Accueil international coordonne les actions de l’université Paris-Saclay relatives à l’accueil international. Il/elle propose et coordonne une structuration de l’accueil international, qui vise à simplifier les démarches administratives et fluidifier l’intégration pour les internationaux tant étudiants qu’enseignants ou chercheurs.

Activités principales de l’agent :

 1– Déployer et piloter une offre de service à destination des étudiants, doctorants et chercheurs internationaux

En lien avec les directions concernées (Direction de la vie étudiante et de l’égalité des chances, Direction de la Formation et de la Réussite, Direction des Ressources Humaines, Maison du Doctorat, Direction de la Recherche et de la Valorisation) et en s’appuyant sur le réseau Accueil international de l’Université Paris-Saclay :

• Concevoir, mettre en œuvre et faire évoluer l’offre de services selon les besoins des étudiants, doctorants et chercheurs internationaux, dans une logique d’amélioration continue et de co-construction avec les usagers.
• Piloter l’organisation et l’animation des événements d’accueil dédiés à l’ensemble de ces publics.
• Coordonner la production de supports pratiques d’accompagnement et assurer la visibilité des services via une communication ciblée et cohérente avec la stratégie internationale de l’établissement.

2 - Être le référent de la plate-forme multiservices Guichet d’Accueil des Talents Étrangers (GATE)

• Co-piloter et assurer la coordination opérationnelle du dispositif facilitant l’installation des publics internationaux (étudiants, doctorants, chercheurs, enseignants-chercheurs) en lien avec la sous-préfecture de Palaiseau, l’association Science Accueil et l’IP Paris.
• Organiser et superviser la mise en place logistique du GATE.
• Assurer la communication interne et le reporting de l’action.

3 - Pilotage de l’accueil international

Management et gestion

• Encadrer l’équipe, organiser les campagnes de recrutement de vacataires, organiser le travail et évaluer l’activité du pôle.
• Suivi budgétaire du pôle.

Indicateurs

• En lien étroit avec les chefs des Pôles « Mobilité » et « Partenariats et attractivité » de la DRIE, participer à la collecte des indicateurs d’activité du service, déployer une politique d’offre de services et la valoriser lors du montage des conventions internationales.
• Mettre en œuvre la collecte des indicateurs pertinents pour le suivi de la mobilité internationale et de la qualité de l’offre, pour tous les publics de l’UPSaclay

Référent fonctionnel des outils

• Être le référent fonctionnel des outils, en appui des directions techniques et à ce titre piloter l’évolution de la plateforme Online Welcome Desk, développée par UPSaclay, en forte coordination avec les acteurs régionaux (UNIF) et nationaux (acteurs et établissements de l’ESR).

Référent programme « Bienvenue en France »

• Coordonner la politique de labellisation « Bienvenue en France » de l’établissement (articulation avec les établissements composantes, universités associées et Campus France) et en piloter les actions d’amélioration et de développement.
• Maintenir et développer les relations avec les institutions et les structures « accueil international » (Campus France, Science Accueil, Cité Internationale Universitaire de Paris…).

Profil :

Connaissances et savoir 

• Connaissance des dispositifs de mobilité internationale (étudiants et personnels) au sein de l'ESRI et de la réglementation associée
• Connaissance du fonctionnement et de la cartographie des partenaires nationaux, territoriaux, internationaux intervenant dans la mise en œuvre ou le financement de la mobilité internationale et de l’accueil
• Maitrise des fondamentaux de l'interculturalité
• Maitrise de l'anglais oral et écrit ; la maîtrise d’une autre langue européenne sera un plus Comprendre le fonctionnement d'un établissement de l'ESRI et le fonctionnement de l'écosystème Paris-Saclay, et son projet stratégique

Savoir faire 

• Management hiérarchique/transversal (animation de réseau)
• Concevoir et gérer des procédures et processus de gestion dans le domaine de l'accueil d'usagers Conduire des projets
• Excellente communication écrite et orale
• Concevoir des indicateurs de suivi et de qualité

Savoir être 

• Sens aigu du travail en équipe
• Résistance au stress
• Sens du contact et écoute active
• Autonomie, force de proposition
• Capacité d'anticipation
• Respect des délais

Profil :

• Bac + 5
• Expérience antérieure de gestion de projet complexe souhaitée