Responsable du bureau de la gestion individuelle des personnels enseignants F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions

La DRH est composée de 38 agents et est organisée en 4 services : le service des personnels enseignants, le service des personnels BIATSS, le service des RH service vacataires et heures complémentaires, le service d’aide au pilotage, contrôle interne et qualité RH.

Le service des personnes enseignants est composé de deux bureaux :

• Bureau de la gestion individuelle
• Bureau de gestion collective

Localisation : 1 rue Victor Cousin 75005 Paris

Fonctions : Responsable du bureau de la gestion individuelle des personnels enseignants
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Gestionnaire RH

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Les missions de la DRH sont :

• de proposer et mettre en œuvre la politique de ressources humaines de la faculté dans le cadre du schéma politique de RH définis pour SU par le président et les instances de l’université, et déclinés notamment dans le contrat d’objectifs et de moyens de la faculté
• de piloter les indicateurs du COM pour le compte de la faculté en termes d’effectifs, de masse salariale et de reporting RH
• d’optimiser les processus RH avec les composantes et les entités de recherche ou de formation de la faculté
• d’assurer l’ensemble des actes liés à la gestion administrative et financière des agents de la faculté
• d’assurer l’ensemble des actes liés au recrutement des personnels affectés à la faculté
• de proposer et mettre en œuvre les plans d’action liés aux signalements au registre de santé et sécurité au travail et l’instruction de toute demande individuelle en matière de risque psychosocial
• de contribuer et participer à la mise en œuvre de toutes les actions conduites par la DSIDS de SU

Activités principales :

• Encadrer une équipe de sept agents au sein du secteur de la gestion individuelle 
• Assurer la gestion administrative et financière d’une UFR comptant environ 45 enseignants titulaires et non titulaires
• Coordonner les activités du secteur en lien étroit avec la cheffe de service
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des actions du service
• Gérer, sur délégation de la cheffe de service, certains dossiers spécifiques selon les compétences détenues
• Piloter les différentes campagnes relatives à la mobilité, aux rendez-vous de carrière, à la titularisation et à l’avancement des enseignants du second degré
• Accueillir et informer les personnels enseignants sur l’ensemble des questions de gestion administrative
• Préparer, rédiger et assurer le suivi des actes de gestion liés à la carrière des personnels enseignants (reconstitution de carrière, congés, positions, cessation d’activité, etc.)
• Mettre en œuvre et suivre les opérations relatives au traitement et aux rémunérations accessoires des personnels concernés
• Créer, actualiser et contrôler les dossiers des enseignants dans le SIRH
• Vérifier la cohérence des données administratives et des mouvements de rémunération dans le SIRH, et procéder aux rectifications nécessaires
• Alimenter les tableaux de bord de suivi administratif et financier
• Rédiger des notes et courriers administratifs
• Instruire les opérations de classement indiciaire des nouveaux enseignants-chercheurs

Autres activités éventuelles :

• Contribuer à la fiabilisation continue des données dans le SIRH WINPAIE+RH 
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers administratifs
• Diffuser l’information relative aux procédures de gestion

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Connaître les systèmes d’information des ressources humaines et de paie, si possible WINPAIE+RH

Savoir-faire requis :

• Animer une équipe, gérer les conflits
• Communiquer avec les interlocuteurs internes et externes
• Savoir rédiger et élaborer des notes d’information et de synthèse
• Être capable d’appréhender les enjeux des dossiers

Savoir-faire :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels 
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à conduire et accompagner un projet
• Capacité à conduire un entretien, une réunion
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité
• Capacité d’organisation et de pilotage
• Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle