Responsable de service subventions H/F

Un-e responsable de service subventions à la Direction de la Cohésion Sociale (f/h)

Lieu d'exercice du poste : Tours

Classification RIFSEEP : A3

Cadre d'emplois : Catégorie A - Attachés Territoriaux (ou équivalent)

Temps de travail : poste à temps complet (35H)

Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle

Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés

Description du poste 

La Ville de Tours mène une politique ambitieuse de soutien aux associations et aux initiatives de proximité qui font vivre la démocratie locale. Cette politique passe notamment par la gestion des subventions, outil essentiel et régalien d’une collectivité. Cela représente près de 7 millions d’euros de subventions et environ 600 dossiers de demande déposés par an.

Après une première étape en 2019, la collectivité continue de souhaiter améliorer son mode de fonctionnement en matière de gestion des subventions, la qualité du processus administratif, les outils d’aide à la décision des élus ainsi que le niveau du service rendu aux usagers. Dans ce cadre elle se réorganise et créé un service dédié.

Sous l’autorité du Directeur de la Cohésion sociale, la Ville de Tours recrute un.e responsable du service subventions. L’agent(e) aura pour missions d’encadrer un service de 3 agents permanents et d’un apprenti chargé de projet numérique, d’animer la démarche partenariale en interne comme en externe sur le sujet, de favoriser la conduite d’actions transversales au sein de la Direction de la Cohésion Sociale et en lien avec les autres directions de la Ville (Finances, Education, Sports, Culture…), de piloter la démarche managériale d’un nouveau service.

La Direction de la Cohésion Sociale fonctionne en mode projet sur tous les sujets qui la concernent, cela implique une capacité à favoriser la transversalité au sein de la DCS mais aussi avec les autres directions de la Ville dans une démarche de coopération. Les missions confiées se déclinent à travers une démarche participative et collaborative aussi bien dans le suivi des dossiers que dans le management d’équipe

Positionnée sur une mission stratégique, la personne retenue aura la possibilité d’intervenir sur un poste très complet alliant travail administratif, dimension politique et managériale.

Missions

Vous aurez l’opportunité de déployer ses compétences sur plusieurs domaines de l’action publique et notamment :

• L’action administrative avec le pilotage et la gestion d’un processus essentiel dans la gestion de la plus grande ville de la région Centre Val-de-Loire, chef-lieu de département ;
• La conduite de projet, en effet la personne recrutée pilotera avec le directeur de la cohésion sociale une démarche projet d’envergure à l’échelle de toute la collectivité visant à renouveler le portail des associations d’une part (200k€ de budget sur 4 ans) et continuer d’améliorer la gestion des subventions d’autre part ;
• Le service aux usagers car la gestion des subventions est essentielle à la vie locale, et notamment pour les associations. Le ou la responsable interviendra régulièrement à la maison des associations, accompagnera les associations, appuiera les services dans leurs questions, etc.
• Le travail avec les élu.es et l’appui à la décision politique. Les subventions revêtent évidemment un caractère politique majeur. Le ou la titulaire du poste sera donc amenée à être régulièrement en contact avec des élu.es (et notamment l’adjointe au Maire et la conseillère déléguée chargées de la vie associative) et à les accompagner, pour décliner leurs orientations politiques et assurer le lien avec les services métiers concernés

Vous serez notamment chargé(e) :

• D’assurer l’encadrement, le pilotage managérial et budgétaire d’un service, de participer aux réunions de direction, d’accompagner les élus de son secteur, de rendre compte à sa hiérarchie
  • préparer le budget de son service, en lien avec l’équipe administrative de la direction, assurer son suivi et le bilan d’activité du service.
  • participer au collectif des cadres de la direction et contribuer aux démarches transversales (réunions de direction, réorganisation, appui aux autres responsables, etc.) ainsi qu’à la production de notes de synthèse ou d’analyse, évaluation, reporting, démarches de transformations
  • accompagner les élus dans la préparation et la tenue des commissions municipales vie associative, et dans la préparation du Conseil Municipal

• De piloter le processus, l’organisation managériale et les outils nécessaires à l’examen fluide, efficace et fiable des 600 dossiers de subvention par an
  • Gestion du plan de charge de l’équipe qui est chargée de l’examen de la recevabilité et de la préparation de la délibération unique d’attribution pour toute la Ville
  • Garantir la bonne marche du processus d’étude des dossiers de subvention, sachant que l’analyse sur le fond, la décision d’attribution et le suivi des associations sont gérés par les services métiers concernés.
  • Participation à l’examen des dossiers les plus complexes
  • Réalisation de tableaux de bord de suivi de l’activité
  • Appui des élus et des autres directions en matière de subvention et accompagnement à la gestion associative (en complémentarité avec le service vie associative et démocratie permanente, également au sein de la DCS)

• D’investir pleinement la relation partenariale, principalement en interne avec l’ensemble des services qui participent à ce processus particulièrement transversal
  • Animation et pilotage du café des subventions (réunion des agents instructeurs), du comité de pilotage (réunion des directeurs et directrices principalement concernées) ainsi que du comité stratégique des subventions (réunion des élus principalement concernés)
  • L’agent sera amené à faire des propositions en matière d’accompagnement du changement et du travail en réseau

• De suivre le déploiement, les mises à jour et l’animation du portail des associations, outil de dépôt en ligne des subventions mais également de leur traitement administratif
  • Le ou la responsable sera amenée à s’investir sur la conduite de projets numériques en lien avec cet outil structurant.
  • Il ou elle sera le ou la maître d’apprentissage d’un alternant chargé de projet numérique

Missions complémentaires

En tant que responsable de service, vous pourrez être mobilisé(e) sur des dossiers variés en complément de ses missions principales. Vous pourrez également être mobilisé(e) sur des besoins transverses de la direction.

Compétences et aptitudes requises

• Expérience de management hiérarchique et de projet réussie ;
• Aptitudes relationnelles, au travail partenarial
• Capacités rédactionnelles et maitrise des outils : notes, compte rendus de réunions, tableaux de bords
• Sens de l’organisation, rigueur, sérieux, discrétion, sens du travail en commun, probité
• Capacité d’écoute, de recul, de compréhension, d’autonomie et de décision
• Titulaire d’un diplôme de niveau licence, supérieur ou équivalent, vous avez une maitrise confirmée des politiques publiques, notamment des politiques de subvention ou en matière financière
• Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, les attendus et obligations d’un cadre du service public ainsi que le travail avec des élus locaux.
• Vous êtes force de proposition en matière de subventions et de service rendu aux usagers internes (autres directions) comme externes (associations notamment) 
• Vous avez déjà eu l’occasion d’animer des réseaux internes ou des démarches équivalentes.

 Conditions d’exercice du poste 

• Poste à temps complet : 39 heures hebdomadaires avec 23 jours de RTT
• Travail occasionnel le samedi et en soirée possible (ateliers subventions à la MDA ou commissions municipales par exemple).

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