Responsable assistanat de direction et comptable H/F

Rosny-sous-Bois est une ville de 46 395 habitants située à l'est de Paris, dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Elle fait partie de la Métropole du Grand Paris et est rattachée au territoire Grand Paris Grand Est.

Sur le plan économique, Rosny-sous-Bois est un pôle d'emplois tertiaires qui accueille, entre autres, le centre commercial Westfield-Rosny 2, l'un des plus grands du département ainsi que le centre commercial Domus, consacré à l'équipement de la maison.

La ville est très bien desservie par les transports avec deux stations du RER E, Rosny-sous-Bois et Rosny Bois-Perrier, ainsi que douze lignes de bus. Le réseau de navettes municipales Titus complète cette offre.

A horizon 2024, la ville accueillera 3 stations de métro dans le cadre de l'extension de la ligne 11 jusqu'à Westfield-Rosny 2. Cette offre sera ensuite complétée par l'arrivée de la ligne 15, attendue pour 2030, du Grand Paris Express et l'extension de la ligne E du RER jusqu'à la Défense.

Vous êtes à la recherche d'un emploi ou cherchez des renseignements sur des formations ou une reconversion professionnelle ? Vous trouverez sur cette page toutes nos opportunités d'emploi à la mairie et auprès de nos partenaires. Nous organisons des forums sur la formation, l'emploi tout au long de l'année.

L’agent travaille en étroite collaboration avec la Directrice des ressources humaines et assure son secrétariat.

Il a également en charge la gestion comptable de l’ensemble de la Direction, la gestion des absences pour raisons syndicales et l’organisation des instances paritaires.

L’agent manage également l’activité de l’agent d’accueil de la Direction.

Missions principales :

Secrétariat de la Directrice des ressources humaines :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Directrice des ressources humaines
• Gérer l’agenda de la Directrice
• Réaliser des compterendu, des notes et des courriers
• Organiser et suivre des réunions
• Archivage de courriers et de dossiers

Management de l’agent d’accueil de la DRH :

• Encadrer l’agent (congés, entretien annuel…)
• Fixer des objectifs annuels et tenir des tableaux de bord de l’activité
• Accompagner l’agent dans sa montée en compétence et expertise
• Veiller à la bonne gestion du courrier

Gestion comptable et facturation de la Direction  :

• Assurer le suivi comptable et la facturation sur l’ensemble du chapitre 011 de la DRH en lien avec les services
• Réaliser des synthèses budgétaires régulières

Gestion des absences syndicales et organisation des instances paritaires :

• Gestion et suivi des demandes d’autorisation d’absence des représentants syndicaux
• Organiser et suivre les instances paritaires locales : CST (Comité Social Territorial) et CHSCT (Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail :
  • Elaborer le rétro-planning
  • Réaliser les convocations aux instances et réunions préparatoires
  • Participer à la préparation du dossier en lien avec la Directrice
  • Assurer son envoi numérique et physique aux membres
  • Réaliser les relevés de décisions et les compte-rendu
  • En assurer leur publication et leur affichage

Rôles de référent pour la Direction :

• Référent auprès de la DSI sut toutes les demandes informatiques
• Référent auprès de la Direction des bâtiments pour toutes les demandes de travaux et intervention (logiciel EAtal)

Organisation de la JANA (Journée Annuelle des Nouveaux Arrivés) :

• Réserver la salle et prévoir son installation
• Participer à l’élaboration de l’ordre du jour
• Inviter les différents intervenants
• Identifier et convier les nouveaux arrivés
• Organiser la visite de la Ville
• Organiser le buffet

Etre titulaire d'un baccalauréat secrétariat ou équivalent

Connaissances :

• Maîtriser l’orthographe
• Connaître le fonctionnement administratif des services municipaux
• Connaître le fonctionnement des organismes paritaires

Compétences techniques :

• Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Internet, Outlook
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Posséder des techniques d’accueil

Compétences comportementales :

• Etre rigoureux
• Etre autonome
• Etre réactif
• Savoir s’organiser et prioriser les urgences
• Savoir travailler en équipe
• Etre respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
• Qualités relationnelles (écoute, dialogue, communication)
• Etre pédagogue