Responsable Administratif et Financier de l'Institut d'Etudes Européennes (Titulaire/Contractuel) (H/F)

La/le responsable administratif et financier assure un rôle de conseil auprès de la direction de l'institut et des responsables de formation.
En lien étroit avec la direction de l'IEE et les responsables de formation, elle/Il coordonne pour la composante les procédures annuelles concernant les travaux de préparation de rentrée (emplois du temps, accueil et inscriptions des étudiants), les examens, les campagnes d'emploi, de recrutement et de promotion des enseignants-chercheurs et des BIATSS ainsi que des personnels contractuels et vacataires. Elle/il assure le dialogue interne avec les services centraux et la direction générale des services.
Elle/Il prépare et participe aux dialogues de gestion et d'orientation pédagogique.
Elle/Il dirige et organise l'équipe administrative de la composante, composée de 4 agents (1 A, 1 B, 2C). A ce titre, elle/il valide les emplois du temps, les congés, conduit les entretiens professionnels, émet son avis sur les dossiers de promotion et définit les besoins en formation.
Elle/ Il veille à la qualité de l'accueil et du service rendu aux usagers. Elle/il coordonne la communication à destination des usagers, des enseignants et des partenaires extérieurs de l'institut.
Dans le domaine budgétaire et financier, elle/il prépare l'élaboration du budget, en assure l'exécution et l'analyse, notamment auprès du conseil de l'institut et lors des dialogues de gestion.
Elle/Il pilote la gestion des charges d'enseignement et contrôle les services d'enseignements en lien avec la direction. Elle/il élabore des indicateurs de pilotage et d'outils d'aide à la décision. Elle/il pilote également le renouvellement des équipements destinés aux enseignements et au personnel dans le cadre du budget alloué. Elle/il suit les conventions, pilote les bilans financiers et répond aux enquêtes.
Elle/Il se positionne en partenaire des formations en alternance et soutient leur développement.
Elle/Il participe à l'organisation des grands événements annuels.
Elle/il prépare les travaux et documents des instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions...) en lien avec la direction de l'IEE. A ce titre, elle/il veille particulièrement à la qualité et l'exhaustivité des documents à destination des membres des instances afin qu'ils puissent exercer pleinement leur mandat. Elle/Il supervise l'organisation des opérations électorales internes.
En lien étroit avec les services centraux de l'université et la direction générale des services, la/le responsable administratif et financier est force de proposition pour des aménagements ou rénovation des locaux.

Connaissances requises pour le poste - Bonne connaissance du système éducatif et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur.
- Connaissances générales de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
- Connaissance générale des principes de la communication.
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
- Connaissances dans la conduite des entretiens et des négociations dans un cadre prédéfini.
- Connaissances dans l'élaboration et la rédaction des notes d'information, des documents de synthèse.
- Connaissance générale des grands principes du droit public et privé.
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Connaissances de management et d'animation d'équipe, gestion des conflits.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.