Responsable administratif de l'UFR d'études anglophones F/H

L’UFR d’études anglophones de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université est située dans les bâtiments de la Sorbonne, au cœur du Quartier Latin. Elle est héritière de traditions séculaires en matière d’enseignement et de recherche dans le domaine des sciences humaines. 

Forte, aujourd’hui, d’un collectif de 110 enseignants, cette UFR assure un cursus complet en anglais. La vocation de l’UFR est, en faisant bénéficier l’enseignement à tous les niveaux des apports de la recherche, de garantir aux étudiants la meilleure préparation dans leur formation d’enseignants (CAPES ou Agrégation) ou de chercheurs (Doctorat). C’est aussi de leur fournir tous les instruments méthodologiques et critiques indispensables à une bonne connaissance de la culture des pays anglophones (histoire, littérature, arts, vie sociale).

Localisation : 1 rue Victor Cousin, 75005 Paris

Fonction : Responsable administratif-ve de l’UFR d’études anglophones
Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel
Catégorie : A - IGE
Corps : ITRF
BAP : J - Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

A pourvoir dès septembre 2025.

Mission : Le/la responsable administratif.ve de l’UFR doit assurer, sous la responsabilité de la Directrice de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de l’université, les conditions matérielles ainsi que l’organisation administrative et financière nécessaires au bon déroulement de l’enseignement au niveau DU, Licence et Master.

Activités principales :

• Encadrer, animer, piloter et coordonner les activités des gestionnaires de l’UFR, veiller à leur formation continue
• Assister le directeur ou la directrice dans le pilotage de l’UFR, participer aux prises de décisions stratégiques, proposer le cas échéant des améliorations de fonctionnement du collectif de travail
• Superviser l’organisation et la coordination des enseignements
• Superviser l’organisation des contrôles des connaissances
• Déclarer les jurys d’année et en maquetter les listes d’émargement
• Participer à l’élaboration du budget et assurer la gestion financière de l’UFR
• Suivre l’évolution de la réglementation et des procédures, les faire appliquer et constituer une documentation de référence
• Assurer le bon fonctionnement de l’UFR du point de vue logistique et matériel
• Participer aux instances de concertation et de travail de la composante et de l’établissement ; organiser des réunions de rentrée et des réunions d’information en collaboration avec l’équipe enseignante
• Co-organiser avec le directeur ou la directrice les réunions du conseil d’UFR
• Recueillir et suivre les modalités de contrôle des connaissances
• Contrôler la réalisation des brochures et participer à l’élaboration des emplois du temps en veillant à la bonne circulation des informations avec l’équipe enseignante chargée des services et plannings
• Suivre les dossiers d’heures complémentaires, vérifier la saisie des services des enseignant-es sur le logiciel AZUR
• Établir des arrêtés de paiement des heures complémentaires et des primes pédagogiques des enseignant-es titulaires
• Accueillir et informer les étudiant-es et les enseignant-es dans leurs démarches administratives ; diffuser les informations
• Participer au recrutement des agent-es contractuel-elles BIATSS en lien avec la Direction des ressources humaines
• Travailler en collaboration avec la cellule Apogée sur la structuration des enseignements
• Superviser la saisie et/ou saisir les règles de calcul sur le logiciel APOGEE
• Participer à l’organisation des Journées Portes Ouvertes L et M et coordonner la mise à disposition des éléments de communication

Le cas échéant, autres activités du poste :

• Superviser le maquettage des  procès-verbaux et les relevés de notes sur le logiciel APOGEE
• Demander les mises à jour de la partie réservée à l’UFR sur le site internet institutionnel ainsi que sur l’ENT étudiant
• Collaborer à la mise à jour des fiches formation avec le ou la référente numérique de l’UFR

Conduite de projets : Oui, le cas échéant.

Encadrement : Oui 5 agent-es (rangs B ou C) sur postes B: 4.5 postes de gestionnaires pédagogiques et 1 poste de bibliothécaire.