RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE L’ECOLE DE SCIENCE POLITIQUE DE LA SORBONNE H/F

MISSIONS
Le responsable administratif de l'École de Science politique de la Sorbonne est le garant du bon fonctionnement administratif de sa structure dans toutes ses dimensions de gestion et de soutien aux missions de l'université
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
Sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur de l'Ecole de Science politique de la Sorbonne et sous l'autorité hiérarchique du directeur général des services, le/la Responsable administratif assure le pilotage des pôles administratifs de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l'encadrement, l'organisation et la coordination des pôles. Il ou elle participe au développement de la structure.
ACTIVITES PRINCIPALES
1/ Aide au pilotage de la composante
- Organiser la mise en œuvre de la politique et des décisions arrêtées par le Directeur et le conseil de l'Ecole de Science politique de la Sorbonne
- Assurer le conseil technique et réglementaire auprès du directeur
- Préparer, sous l'autorité du directeur, le dialogue de gestion annuel
- Participer à l'élaboration du contrat d'établissement pour ce qui concerne l'UFR, assurer une veille juridique
2/ Gestion des ressources humaines
- Animer et piloter l'équipe des 8 agents BIATSS de la composante
- Encadrer et accompagner les personnels BIATSS de l'UFR, veiller à soutenir leurs évolutions de carrière
- Veiller aux risques psychosociaux dans l'exercice de leurs fonctions et accompagner/relayer la mise en œuvre des actions de prévention en la matière
- Accompagner la gestion du personnel enseignant en lien avec la DRH : établir les fiches de service prévisionnel et les états de service réalisé des enseignants (logiciel OSE)
3/ Responsabilité budgétaire
- Élaborer les budgets : prévision des recettes et des dépenses
- Contrôler leur exécution, assurer le suivi et le contrôle des dépenses
- Suivre les conventions et veiller au respect des procédures applicables
- Participer à l'évaluation des coûts
4/ Organisation des services de scolarité
- Coordonner et s'assurer du fonctionnement des services de scolarité en lien avec les équipes pédagogiques et la direction de l'UFR
- Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes...)
- Élaborer les documents administratifs et supports d'information
- Accompagner les campagnes de candidature, les commissions pédagogiques d'admission et les processus d'examen des dossiers (Parcoursup, Campus France, Ecandidat et MonMaster)
- Veiller au bon déroulement des semestres d'enseignement, des sessions d'évaluation, des jurys d'examens
5/ Suivi des échanges et des coopérations internationales
- Assurer le suivi administratif des formations organisées en double diplomation avec les universités étrangères
- Superviser les procédures d'inscription et vérifier la bonne exécution de l'encaissement des frais de formation
- S'assurer de la bonne facturation des droits, suivre les budgets et contrôler l'exécution des recettes
6/ Communication et Information
- Piloter et participer à l'élaboration de plans ou d'actions de communication et de valorisation
- Être garant et veiller au strict respect de l'identité visuelle de l'université et de la composante
7/ Autres
En tant que cadre de l'université, participer aux groupes de travail de l'établissement, à diverses réunions avec la direction générale des services, les directeurs de services centraux, les autres responsables administratifs
Veiller à la bonne coordination des activités au sein de l'UFR et avec les autres services de l'université.
Assurer le relais au sein de l'administration de la composante des informations et instructions données par l'établissement et veiller à leurs bonnes prises en compte et application

COMPETENCES REQUISES
Savoirs sur l'environnement professionnel :
- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche, ainsi que l'organisation de l'université
- Connaître l'organisation de la composante et ses activités
- Connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes et aux stages
- Connaître les règles et procédures dans différents domaines tels que la réglementation comptable et financière, la gestion des personnels enseignants et administratifs
- Connaître les règles applicables en matière de gestion financière et des ressources humaines au sein des universités et les procédures, méthode et outils correspondants
Savoir-faire opérationnels :
- Savoir conduire une équipe, organiser et animer une structure, élaborer des choix, planifier des actions
- Rédiger des rapports d'activité, notes de synthèse, supports de communication
- Utiliser les logiciels courants et spécifiques : OSE, Apogée, DRUPAL, SIFAC, PSTAGE, E-Candidat, MonMaster et Parcoursup
- Savoir rendre compte
- Capacité à faire circuler l'information et à communiquer avec les services de l'établissement et les entités extérieures
Savoir-être :
- Grande autonomie
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Réactivité
- Capacité de travail
- Force de proposition
- Savoir gérer les conflits et les situations sensibles