Gestionnaire pédagogique ou administratif de scolarité F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie http://sciences.sorbonne-universite.fr

Présentation du service :

Département comprenant 12 parcours de formation organisés en 4 mentions de master (550 étudiants de M1 et M2 par an) :

• Sciences de la Terre et des planètes, environnement » (STePE),
• Biodiversité, écologie et évolution » (BEE),
• Sciences de la Mer » (SdM)
• Sciences de l’océan, de l’atmosphère et du climat » (SOAC)

Localisation :

Faculté des Sciences et Ingénierie, UFR 918,

Département de formation de masters de l’Unité de Formation et de Recherche « Terre, Environnement, Biodiversité » (UFR 918).

Département de formation de Master « Sciences de l’Univers, Environnement, Écologie »,

Campus Pierre et Marie Curie, Tour 46, 1er étage, couloir 46/00,

4 Place Jussieu, 75252 PARIS CEDEX 05

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Fonctions : Gestionnaire pédagogique ou administrative de scolarité

Emploi-type : J4C42- Technicien de recherche et de formation          

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation J4C42

BAP : J

Mission :

Être en charge du secrétariat de la scolarité administrative de la mention de master SOAC et du tronc commun du département de Masters SDUEE

Activités principales :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants) et les informer sur les périodes de candidatures, d’inscription ou de réinscription.
• Assurer la réception des courriels de la boite mail du département SDUEE et répondre aux demandes.
• Instruire les dossiers d’inscriptions et de réinscriptions des étudiants (vérifier la régularité juridique et administrative des dossiers) (environ 75 inscriptions par an).
• Contrôler les échéances liées à la période d’inscription.
• Valider les dossiers dans le logiciel de scolarité Apogée.
• Répondre aux demandes de remboursements des frais d’inscription.
• Renseigner et suivre les demandes d’inscription en unité d’enseignement isolée, et les demandes de césure.
• Rédiger les autorisations de sortie de terrain.
• Renseigner les étudiants sur la procédure d’élaboration d’une convention de stage (vérification de l’accord pédagogique auprès des gestionnaires pédagogiques) et gérer les échéances liées au début du stage. Vérifier la conformité du dossier et les pièces justificatives.
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du service (pour les enseignements, les conférences, les réunions, séminaires ou colloques), en collaboration avec la gestionnaire du planning et des réservations des salles au département de master.
• Assister les responsables des UEs du tronc commun pour la mise en place du planning et la réservation des salles.
• Participer aux demandes d’information des autres services.
• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bords relatifs aux demandes d’inscription des étudiants boursiers ou des demandes d’inscription hors-délai.
• Réaliser des extractions ou importations dans les systèmes d’information (comme la plateforme d’enseignement Moodle ou le logiciel de scolarité Apogée).

Autres activités :

• Éventuellement, superviser le travail d’un vacataire saisonnier, pendant la campagne de candidature en master.
• Être le référent master auprès du Service Handicap Santé Etudiant (SHSE), en collaboration avec deux autres agents du département de formation.

Conduite de projets : Non

Encadrement : 1C (pendant la campagne de candidature en master)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en secrétariat, gestion administrative

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec les étudiants et les enseignants
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités
• Élaborer des documents de synthèse
• Réaliser des améliorations pour faciliter la gestion administrative
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel), l’expression orale et écrite
• Mettre à jour des tableaux de bord de suivi des dossiers
• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité (Apogée)
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Discrétion et confidentialité
• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Polyvalence et capacité d’adaptation