Gestionnaire financier du Département de formation Master F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénier

http://sciences.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :
Le poste est à pourvoir à l’UFR Terre, Environnement, Biodiversité. L’agent ou l’agente recrutée sera affectée au Département de formation de master rattaché

Présentation du service  :
Département comprenant 12 parcours types organisés en 4 mentions de master : « Sciences de la Terre et des planètes, environnement » (STePE), « Biodiversité, écologie et évolution » (BEE), « Sciences de la Mer » (SdM) et « Sciences de l’océan, de l’atmosphère et du climat » (SOAC) (550 étudiants de M1 et M2 par an). 6 agents administratifs.

Localisation :
UFR 918, service Master Sciences de l’Univers, Environnement, Ecologie, Campus Jussieu, Tour 46, couloir 46/00, 1er étage, 4 Place Jussieu, 75252 PARIS CEDEX 05

CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible.

Libellé de Fonctions : Gestionnaire financier du Département de formation Master
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP :  J 

Mission : être en charge de la gestion financière et comptable du Département de formation Master « Sciences de l’Univers, Environnement, Ecologie » (85%) et soutien à la gestion financière de la Licence « Sciences de la Terre » (15%).

Activités principales :

Fonctionnement général du département :

• Au moyen du logiciel comptable SIFAC acheter des fournitures, du matériel ou des équipements divers
• Classer et archiver, dans les dossiers prévus à cet effet, les pièces et justificatifs des opérations y afférant
• Réceptionner le budget de la structure et suivre les dépenses et recettes à l’aide du logiciel comptable SIFAC, en liaison avec la direction du département
• Réaliser les opérations de fin d’année conformément aux consignes de l’Agence comptable en vue de la clôture du budget, au mois de novembre de chaque année
• Collecter et contrôler les pièces et justificatifs nécessaires
• Suivre les crédits de dotation et autres ressources par type de dépenses et vérifier les opérations effectuées sur le centre financier
• Détailler dans un tableau Excel la répartition des dépenses en vue de rendre compte à l’Equipe de Formation Universitaires (EFU) de l’utilisation des crédits, au cours de l’exercice annuel
• Pour la carte d’achat du département : reporter dans le logiciel Smart Data les numéros de bons de commandes liés à chaque dépense effectuée au moyen de la carte

Les stages de terrain :

• Dans le cadre du marché Globéo : demander à l’agence Globéo des devis pour la réservation de billets de train, de cars, de voitures, mini-bus ou utilitaires de location et réserver des hébergements pour les enseignements de terrain débutant au mois de septembre de chaque année. Collaboration avec les enseignants organisateurs
• Au moyen du logiciel comptable SIFAC : élaborer les bons de commandes correspondant à ces devis pour payer les prestations de transport, de location et d’hébergement
• Saisir le service fait une fois la prestation réalisée
• Enregistrer dans le logiciel SIFAC les missions des enseignants ou des intervenants extérieurs et liquider les missions
• Le cas échéant, tenir une régie temporaire d’avance pour les enseignants en ayant besoin pour leurs frais de terrain
• Collecter et contrôler les pièces nécessaires à ces opérations
• Classer et archiver dans les dossiers prévus à cet effet les pièces et justificatifs des enseignements de terrain

La gestion des dossiers de vacations d’enseignements :

• Gérer les dossiers administratifs des vacataires d’enseignement en vue de leur rémunération
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de mise en Paiement et transmission au service des personnels enseignants, de la Direction des ressources humaines

La collecte de la taxe d’apprentissage :

• Au mois de décembre et janvier, préparer des courriers à destination des entreprises du secteur de l’Environnement (100 courriers) pour collecter la taxe d’apprentissage.
• Suivi et utilisation des crédits issus de la taxe d’apprentissage, selon les procédures en vigueur.

Enseignements en stations marines de Banyuls, Roscoff et Villefranche :

• Pour les étudiants de la mention Sciences de la Mer qui n’ont des enseignements qu’en station marine : règlement des hébergements au moyen des prestations internes.
• À la fin de chaque année universitaire : remboursement forfaitaire des frais de transports entre station marine, avancés par ces mêmes étudiants (au moyen de missions enregistrées dans SIFAC).

Le cas échéant autres activités du poste :

• Participer à l’organisation de la journée d’insertion professionnelle annuelle du département (réservation de prestations internes auprès du CROUS, organisation du buffet à destination des participants ou invités).
• S’informer et suivre l’évolution des règles, des directives et procédures financières et comptables.
• Consigner les procédures applicables dans le domaine de la gestion financière et comptable.

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en comptabilité et fonctionnement des administrations publiques

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir des documents pour faciliter la gestion financière
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel), l’expression orale et écrite
• Capacité à interagir avec les étudiants, les enseignants, les fournisseurs et les services centraux
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités et à tenir compte des échéances
• Capacité à proposer une simplification des flux d’information pour une meilleure efficacité de traitement des dossiers

Savoir-faire :

• Organisation des enseignements de terrain et des missions des enseignants
• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité (SIFAC, SmartData))
• Planifier son travail, en rendre compte et mettre à jour des tableaux de bord
• Proposer des améliorations pour faciliter la gestion financière
• Travailler en équipe et bon relationnel

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation