Gestionnaire du projet Cluster IA F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI), Campus Pierre et Marie Curie, Bâtiment Esclangon.

SCAI

Dans un contexte national et international marqué par la compétition autour de l’intelligence artificielle, Sorbonne Université a créé SCAI, qui réunit un éventail stratégique des disciplines de l’intelligence artificielle moderne.

L’ambition de SCAI est de contribuer significativement à l’excellence de la recherche interdisciplinaire en intelligence artificielle en  favorisant  les  échanges  entre  enseignantes-chercheuses  et  enseignants-chercheurs,  chercheurs  et  chercheuses, enseignantes et enseignants, étudiantes et étudiants et industrielles et industriels.

CLUSTER PostGenAI@Paris

Dans le cadre de la stratégie nationale Intelligence artificielle et du programme France 2030, Sorbonne Université a remporté l’appel à manifestation d’intérêt « IA-Cluster » avec un montant de 35 millions d'euros sur 5 ans. Ce projet intitulé PostGenAI@Paris, est piloté par SCAI et réunit les membres de l’Alliance Sorbonne Université, ainsi que d’autres institutions académiques, parmi lesquelles l’AP-HP, Paris-Panthéon-Assas, le Cnam, Sciences Po… Le cluster bénéficie également du soutien de plus de 60 partenaires industriels, qui se sont engagés pour plus de 32 millions d'euros de financement.

Localisation : 4 place Jussieu 75005 Paris

Libellé de Fonctions : Assistant.e – administrati/fve et financier.e         

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation                              

BAP (le cas échéant) : J

Emploi-type (le cas échéant) : Technicien-ne en gestion administrative        

CDD de 36 mois à pouvoir dès le 1er novembre 2024

Mission principale :

Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de SCAI, et de la responsable administrative de SCAI, coordonner et assurer la gestion administrative et financière du projet PostGenAI@Paris au sein du SCAI, en étroite collaboration avec le ou la cheffe de projet PostGenAI@Paris.

Activités principales :

1) Suivi et reporting budgétaire

• Aider à la mise en place du budget du projet et suivi de son exécution
• Réaliser des bilans financiers mensuels, anticiper l'évolution des dépenses des équipes
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité

2) Gestion des commandes d’achat : établir les devis, bons de commande et assurer la vérification et le suivi des échanges avec les fournisseurs

3) Gestion des déplacements : instruire les dossiers de mission pour les personnels associés au projet

4) Organisation et gestion des réunions, séminaires et évènements du projet : assister l’équipe du projet dans la planification et l’organisation des réunions, séminaires et événements du projet (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendus, rapports…)

5) Recrutement : préparer les dossiers de recrutement avec le service RH et aider à l’installation des nouveaux agents au sein de SCAI

6) Communication

• Coordination avec les gestionnaires de SCAI/ISCD/Laboratoires/départements/services concernés par le Cluster
• Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes (partenaires, fournisseurs, services de l’université).
• Diffuser les informations et les documents nécessaires au bon fonctionnement du projet

Participer à l’élaboration et à la mise à jour des supports de communication

7) Missions transversales SCAI : participation à la coordination et gestion collective de SCAI dans le cadre de missions transversales

• Gestion et validations des salles
• Vérifier et suivre le bon déroulement (entretien, rangement…) du plateau
• Accueillir, informer et orienter dans les démarches administratives les visiteurs/étudiants/enseignants-chercheurs/partenaires/personnes externes…avec l’aide de l’équipe de SCAI
• Assister à l’organisation des évènements de SCAI
• Assister les collègues ponctuellement si nécessaire sur d'autres activités de SCAI, par exemple des tâches liées à d'autres projets comme SOUND.AI, Sorbonne.AI.

Outils spécifiques à l’activité

• Sifac Smartdata, Lab&Co
• Bureautique, internet, outils de travail collaboratifs en ligne

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion financière
• Connaître la comptabilité publique et la réglementation financière
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels.
• Langue anglaise : niveau A2

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers ; savoir trier hiérarchiser et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
• Capacité à comprendre les conventions pour s’adapter aux contraintes des financeurs

Savoir-faire :

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Rigueur et méthodologie