Gestionnaire de scolarité IEJ "DU PJDAE et du DU OHADA"

L'agent a pour missions la mise en œuvre et le suivi des opérations de scolarité des DU " Pratique judiciaire du droit des activités économiques" et "Droit de l'organisation pour l'harmonisation en Afrique du droit des affaires" sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l'IEJ et du directeur du Centre SIR.
Activité 1 - DU Pratique judiciaire du droit des activités économiques
• Assurer la permanence téléphonique et traiter les demandes des étudiants par mail
• Transférer les mails à caractère pédagogique à l'équipe concernée
Candidatures :
• Appui à la mise en œuvre de la campagne des candidatures
Inscriptions administratives :
• Assurer le suivi et le contrôle des inscriptions administratives (règlement de la CVEC, inscription sur PRIMO ou sur REINS), lien avec le service des inscriptions administratives
• Récupérer les données des inscrits et suivre les dossiers individuels des étudiants (règlement des frais de scolarité, envoi des documents demandés)
Inscriptions pédagogiques sur Apogée

Suivi de scolarité :
• Élaborer des documents administratifs : attestation d'inscription, de formation, de paiement, devis, formulaires FIF PL, laissez-passer
• Exporter des notes depuis la plateforme pédagogique et saisir des résultats sur Apogée
• Assurer le suivi des présences pour les séances en présentiel
• Fiabiliser les données dans Apogée (résultats définitifs, édition des diplômes)
• Envoyer des attestations de réussite
• Transmettre les diplômes par courrier recommandé, avec AR, et remise en main propre

Activité 2 - DU Droit de l'OHADA
• Assurer la permanence téléphonique et traiter les demandes des étudiants par mail
• Assurer le transfert des mails à caractère pédagogique à l'équipe concernée
Candidatures :
• Appui à la mise en œuvre de la campagne des candidatures
Inscriptions administratives :
• Assurer le suivi et le contrôle des inscriptions administratives (règlement de la CVEC, inscription sur PRIMO ou sur REINS), lien avec le service des inscriptions administratives
• Récupérer les données des inscrits et suivre les dossiers individuels des étudiants (règlement des frais de scolarité, envoi des documents demandés)
Inscriptions pédagogiques sur Apogée

Suivi scolarité :
• Établir des documents administratifs : attestation d'inscription, de formation, de paiement, devis, laissez-passer
• Exporter des notes depuis la plateforme pédagogique et saisie des résultats sur Apogée
• Suivre les présences pour les séances en présentiel
• Clôturer les données sur Apogée (notes finales, édition des diplômes)
• Envoyer les attestations de réussite
• Envoyer les diplômes par courrier recommandé, avec AR, et remise en main propre
L'agent aura à faire à des « étudiants » majoritairement professionnels, dont le suivi nécessitera une disponibilité et un accueil de grande qualité. En effet, les étudiants accueillis ont un profil particulier ; dans le cadre du DU PJDAE, ils sont tous juges dans les Tribunaux de commerce et nouveaux Tribunaux des activités économiques, et dns le cadre du DU Droit de l'OHADA, les étudiants sont majoritairement africains, professionnels ou en passe de l'être.
Une connaissance de l'environnement universitaire et juridique français et de l'espace OHADA est donc une plus-value non négligeable.

Les « savoirs » :
- Maîtriser le Pack Office
- Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée - Apogest-ARIA)
- Maîtriser l'utilisation du logiciel spécifique à la gestion des stages (PStages)
- Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des étudiants lors de leurs inscriptions
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Maîtriser l'utilisation de logiciels informatiques et bureautiques autres que ceux utilisés spécifiquement pour la gestion de scolarité
- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
- Savoir respecter les plannings
Les savoirs-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Participer aux formations proposées par Paris 1
Les « savoir-faire » comportementaux :
- Savoir être organisé, méthodique
- Savoir travailler en autonomie et en équipe
- Aptitudes relationnelles avec le public et dans l'environnement professionnel
- Aptitude à gérer son stress