Gestionnaire de scolarité F/H

Nous recrutons un∙e gestionnaire des écoles doctorales pour rejoindre le service Scolarité du doctorat et HDR.
Vos missions seront les suivantes :

#Activités générales au sein du service
• Accueillir, informer et orienter
• Gérer les inscriptions administratives : validation informatique, contrôle des pièces justificatives
• Gérer les opérations comptables (remboursement, encaissement, suivi paiements web)
• Gérer l'organisation des soutenances de thèses, HDR et de la formation des directions de thèses (3 sessions par an)
Plus largement, vous participez à la mise en œuvre des événements de promotion du doctorat (cérémonies, rentrées).
• Contribuer à l'amélioration continue du Système d'information (SI) dédié au doctorat (ADUM)
• Participer aux groupes de travail du service sur les améliorations continues du domaine d'activité
• Suivre, mettre en œuvre les procédures et réglementation
• Classer et archiver des dossiers

#Activités transverses au sein du service
• Fiabiliser ADUM tout au long de l'année ainsi que les enquêtes (SIREDO, HCERES...)
• Assister aux réunions mensuelles d'ADUM et au colloque annuel
• Assurer l'interface avec les 8 écoles doctorales sur les questions d'inscriptions et soutenances

#Activités diverses
• Gérer la boite mail dédiée aux usagers et les appels
• Diffuser l'information, relancer les interlocuteurs internes ou externes si besoin
• Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations...)

Vos atouts / vos talents :
Titulaire d'un diplôme de niveau BAC minimum, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.
De plus, vous :
• Avez le sens de l'organisation pour gérer l'activité en autonomie dans un calendrier défini, tout en sachant rendre compte
• Démontrez des capacités d'adaptation, des qualités rédactionnelles et relationnelles
• Maitrisez les procédures relatives à la gestion d'une scolarité, des techniques d'accueil hybride, de communication (numérique ou en présentiel)
• Êtes à l'aise avec les outils bureautiques

La maitrise de l'anglais serait un atout (B2).

Plus d'informations :
Basé à Talence - accès tram B (arrêt de tram) bus, vélo.
CDD de 12 mois
Salaire mensuel brut : 1925 à 2048 € selon expérience

Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Restauration subventionnée
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !