Gestionnaire de scolarité administrative F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions

Le Service Général de la Formation Initiale (SGFI) fédère les activités transversales de la Faculté des Sciences et Ingénierie (FSI) de Sorbonne Université. Il regroupe le Département des Activités Physiques et Sportives, le Département de Langues, le Master Management de l’Innovation, les disciplines expérimentales du master MEEF (Physique, Chimie, Biologie), le Département du Cycle d’Intégration (1ère année de licence en sciences) ainsi qu’un service administratif en charge notamment de l’inscription des primo-arrivants à la FSI, y compris les étudiants de classes préparatoires inscrits en cumulatifs.

Localisation :

Campus Pierre et Marie Curie – Bâtiment Atrium niveau J
Faculté des sciences et Ingénierie - 75005 Paris

• Fonctions : Gestionnaire de scolarité administrative
• Emploi-type : 5X41 - Technicien-ne en gestion administrative
• Catégorie : B
• Corps : TECH
• BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir dès que possible.

Mission :

Au sein du service administratif, l’équipe de Scolarité L1 qui compte deux agents et une Responsable de scolarité a pour mission d’accueillir, renseigner et inscrire les étudiants de L1 (environ 2500 étudiants de 1ère  année de licence) de la FSI de Sorbonne Université, ainsi que les « cumulatifs » 1ère  et 2ème année (5000 étudiants), en tout près de 7500 étudiants.

L’objectif est que tous les étudiants de 1ère  année à la FSI soient inscrits avant la clôture des inscriptions en licence fin Octobre et que tous les cumulatifs en 1ère et 2ème année soient inscrits entre fin Octobre et fin Février.

Activités principales :

• Accueil physique et téléphonique - information des étudiants sur toutes les procédures de candidatures : APB, DAP, campus France, recrutement des double cursus et candidatures en ligne (bi disciplinaires, réorientations cumulatifs et PACES) sur les obligations administratives : sécurité sociale étudiante, responsabilité civile, journée défense et citoyenneté
• Suivi des inscriptions des étudiants étrangers issus de la procédure DAPS
• Gestion des inscriptions / réinscriptions, encaissement des droits, édition et renouvellement des cartes d’étudiants, vérification de la caisse quotidiennement et transmission des fonds et quittances à la Régisseuse du service
• Gestion des remboursements des droits des étudiants boursiers,  informations aux étudiants, transmission des documents à la DGFIP et à l’agence comptable, saisie sur APOGEE
• Gestion des transferts "arrivée", situation administrative à réclamer à l'université d'origine, puis à réception des documents
• Gestion des transferts et réorientations "départ", situation administrative à transmettre à l'université d'accueil
• Gestion au début de chaque semestre des inscriptions des « bi appartenant » ou des changements de parcours des étudiants
• Inscription des cumulatifs 1ère année et candidats extérieurs se réorientant au second semestre à la FSI
• Traitement des remontées SISE et de la résolution des anomalies
• Vérification pour les étudiants boursiers de leur notification définitive de bourse : accueil, mails, téléphone…
• Édition des notes, des certificats de scolarité à la demande des étudiants
• Gestion de la boîte courrier électronique
• Rangement, classement, archivage
• Collaboration à la préparation de la période d’inscription : Logistique, affiches, documents à distribuer etc.

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances requises :

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de Sorbonne Université
• Maîtrise des techniques et logiciels de bureautique (Apogée, Word, Excel, Access, messagerie électronique)
• Bonnes capacités d’expression orale et écrite

Savoir-faire :

• Rapidité d’exécution
• Qualité d’organisation
• Écoute, compréhension et identification des demandes du public extérieur ou interne à Sorbonne Université

Savoir-être :

• Sens du contact
• Goût du travail en équipe
• Adaptation au changement et à l’évolution des procédures
• Rigueur
• Autonomie
• Goût du travail en équipe
• Ponctualité
• Sens du service public